Ditado para advogados: como manter os segredos dos clientes fora da nuvem
O ditado está de volta. Com o telemóvel e a IA, transformar uma reunião com um cliente, um memorando ou uma carta em texto é mais rápido do que nunca. Mas cada ferramenta que toca em informação de clientes levanta uma questão de sigilo. Eis como pensar nisso, com uma lista de verificação prática para escolher a tua solução de ditado.
O teu dever não muda com a ferramenta
Segundo a Model Rule 1.6(c) da ABA, um advogado tem de fazer esforços razoáveis para impedir a divulgação involuntária ou não autorizada de informação relativa à representação de um cliente, bem como o acesso não autorizado a essa informação. A maioria dos estados norte-americanos adotou uma versão dessa regra, e o dever de competência tecnológica significa que se espera que conheças as ferramentas que usas o suficiente para proteger essa informação.
Uma app de ditado é uma dessas ferramentas. Se envia áudio para um servidor, passa a haver um terceiro com segredos dos teus clientes: o fornecedor de transcrição, o seu fornecedor de nuvem e, possivelmente, revisores ou datilógrafos humanos.
O que acrescenta a Formal Opinion 512 da ABA
Em julho de 2024, a ABA publicou a Formal Opinion 512, a sua primeira orientação sobre IA generativa. Os comentadores destacaram alguns pontos relevantes para o ditado e os resumos com IA:
- O sigilo é a preocupação central. O parecer assinala o risco de divulgação quando a informação de clientes entra em ferramentas de IA «autodidatas», mesmo usadas apenas dentro de um escritório.
- Pode ser necessário consentimento informado. Antes de introduzir informação relativa a uma representação numa ferramenta autodidata, os advogados devem, em geral, obter o consentimento informado do cliente.
- Uma cláusula-tipo não chega. Uma cláusula genérica na carta de contratação não equivale a consentimento informado.
- É uma orientação, não uma lei. Os pareceres da ABA não são vinculativos, mas são influentes. Verifica o que disse a tua própria ordem dos advogados.
Transcrição na nuvem vs. transcrição no dispositivo
Os serviços de ditado na nuvem enviam o teu áudio, transcrevem-no nos seus servidores e muitas vezes guardam o áudio e o texto durante algum tempo. Os serviços de transcrição humana acrescentam outra camada: pessoas de fora do teu escritório ouvem a gravação.
A transcrição no dispositivo faz o reconhecimento de voz no teu telemóvel ou computador. O áudio fica contigo, o que retira o terceiro da equação e simplifica muito a análise do sigilo.
Uma lista de verificação para qualquer app de ditado
- Onde é processado o áudio? No teu dispositivo ou nos servidores do fornecedor?
- Alguma coisa é guardada? Áudio, transcrições e resumos: por quem, e durante quanto tempo?
- O teu conteúdo é usado para treinar modelos? Procura um «nunca» explícito, e não um «pode ser usado para melhorar os nossos serviços».
- Quem lhe pode aceder? Pessoal do fornecedor, prestadores externos, transcritores humanos, subcontratantes.
- Como está protegido? Encriptação no dispositivo e em trânsito, além de um bloqueio na própria app.
- Exige uma conta? Uma conta costuma significar dados sincronizados com o fornecedor.
- Consegues exportar de forma limpa? Em Word ou PDF, pronto para o teu sistema de gestão documental.
- Consegues apagar tudo? Incluindo as cópias que o fornecedor guarda.
Um fluxo de ditado com a privacidade em primeiro lugar
- Dita memorandos, notas de reuniões e cartas com uma app que transcreve no dispositivo.
- Arquiva as transcrições por processo, num espaço encriptado e bloqueado.
- Revê nomes, datas, montantes e citações antes de confiares em qualquer transcrição ou resumo.
- Exporta o texto final para o teu sistema de gestão documental e depois apaga o áudio, se a tua política de conservação o permitir.
- Se gravares uma reunião com um cliente ou com qualquer outra pessoa, obtém o seu consentimento e cumpre as leis sobre gravações do sítio onde estás.
Nota: este guia dá informação geral, não aconselhamento jurídico. Aplicam-se as regras deontológicas e os pareceres éticos da tua jurisdição.