Diktering for advokater: slik holder du klientens fortrolige opplysninger ute av skyen
Dikteringen er tilbake. Med telefoner og KI går det raskere enn noen gang å gjøre et klientmøte, et notat eller et brev om til tekst. Men hvert verktøy som berører klientinformasjon, reiser et spørsmål om taushetsplikt. Slik kan du tenke rundt det, med en praktisk sjekkliste for å velge dikteringsløsning.
Plikten din endres ikke med verktøyet
Etter ABA Model Rule 1.6(c) må en advokat gjøre rimelige anstrengelser for å hindre at informasjon om representasjonen av en klient blir utilsiktet eller uautorisert røpet, eller at noen får uautorisert tilgang til den. De fleste amerikanske delstater har innført en versjon av regelen, og plikten til teknologisk kompetanse betyr at du forventes å forstå verktøyene dine godt nok til å beskytte informasjonen.
En dikteringsapp er et slikt verktøy. Hvis den sender lyd til en server, har en tredjepart nå klientens fortrolige opplysninger: transkripsjonsleverandøren, skyleverandøren dens og kanskje menneskelige kontrollører eller skrivere.
Hva ABA Formal Opinion 512 tilfører
I juli 2024 utga ABA Formal Opinion 512, sin første veiledning om generativ KI. Kommentatorer har trukket fram noen punkter som er viktige for diktering og KI-sammendrag:
- Konfidensialitet er hovedbekymringen. Uttalelsen peker på risikoen for at opplysninger røpes når klientinformasjon legges inn i «selvlærende» KI-verktøy, selv verktøy som bare brukes internt i et advokatfirma.
- Informert samtykke kan være nødvendig. Før advokater legger informasjon om et oppdrag inn i et selvlærende verktøy, bør de som regel innhente klientens informerte samtykke.
- Standardklausuler er ikke nok. En generell klausul i oppdragsavtalen utgjør ikke informert samtykke.
- Det er veiledning, ikke lov. ABA-uttalelser er ikke bindende, men de har innflytelse. Sjekk hva din egen advokatforening har sagt.
Transkripsjon i skyen eller på enheten
Skybaserte dikteringstjenester laster opp lyden din, transkriberer den på serverne sine og lagrer ofte lyd og tekst en stund. Menneskelige transkripsjonstjenester legger til enda et lag: Personer utenfor firmaet ditt lytter til opptaket.
Transkripsjon på enheten kjører talegjenkjenningen på telefonen eller datamaskinen din. Lyden blir hos deg, noe som fjerner tredjeparten fra bildet og gjør vurderingen av konfidensialitet mye enklere.
En sjekkliste for enhver dikteringsapp
- Hvor behandles lyden? På enheten din eller på leverandørens servere?
- Lagres noe? Lyd, transkripsjoner og sammendrag: av hvem, og hvor lenge?
- Brukes innholdet ditt til å trene modeller? Se etter et uttrykkelig «aldri», ikke «kan brukes til å forbedre tjenestene våre».
- Hvem har tilgang? Leverandørens ansatte, underleverandører, menneskelige transkribenter, underdatabehandlere.
- Hvordan er det beskyttet? Kryptering på enheten og under overføring, pluss en lås på selve appen.
- Krever den en konto? En konto betyr som regel data som synkroniseres til leverandøren.
- Kan du eksportere ryddig? Til Word eller PDF, klart for dokumenthåndteringssystemet ditt.
- Kan du slette alt? Også kopiene leverandøren har.
En dikteringsflyt med personvernet først
- Dikter notater, møtereferater og brev med en app som transkriberer på enheten.
- Sorter transkripsjoner etter sak, på et kryptert og låst sted.
- Korrekturles navn, datoer, beløp og henvisninger før du stoler på en transkripsjon eller et sammendrag.
- Eksporter den endelige teksten til dokumenthåndteringssystemet, og slett deretter lyden hvis lagringspolicyen din tillater det.
- Hvis du tar opp et møte med en klient eller noen andre, innhent samtykke og følg lovene om opptak der du er.
Merk: Denne veiledningen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. De advokatetiske reglene og uttalelsene i din jurisdiksjon gjelder.