הכתבה לעורכי דין: איך להרחיק את סודות הלקוח מהענן
ההכתבה חזרה. בזכות הטלפון והבינה המלאכותית, הפיכת פגישה עם לקוח, תזכיר או מכתב לטקסט מהירה מאי פעם. אבל כל כלי שנוגע במידע של לקוח מעלה שאלה של סודיות. כך כדאי לחשוב על זה, עם רשימת בדיקה מעשית לבחירת פתרון ההכתבה שלכם.
החובה שלכם לא משתנה עם הכלי
לפי כלל המודל 1.6(c) של ABA, עורך דין חייב לעשות מאמצים סבירים כדי למנוע חשיפה בשוגג או בלתי מורשית של מידע הקשור לייצוג לקוח, או גישה בלתי מורשית אליו. רוב מדינות ארצות הברית אימצו גרסה כלשהי של הכלל, וחובת הכשירות הטכנולוגית פירושה שמצופה מכם להבין את הכלים שאתם משתמשים בהם מספיק טוב כדי להגן על המידע הזה.
אפליקציית הכתבה היא אחד הכלים האלה. אם היא שולחת שמע לשרת, צד שלישי מחזיק עכשיו בסודות של הלקוחות שלכם: ספק התמלול, ספק הענן שלו ואולי גם בודקים או קלדנים אנושיים.
מה מוסיפה חוות הדעת הרשמית 512 של ABA
ביולי 2024 פרסמה ABA את חוות הדעת הרשמית 512, ההנחיה הראשונה שלה בנושא בינה מלאכותית יוצרת. פרשנים הדגישו כמה נקודות שחשובות להכתבה ולסיכומים בבינה מלאכותית:
- הסודיות היא החשש המרכזי. חוות הדעת מצביעה על הסיכון לחשיפה כשמידע של לקוחות נכנס לכלי בינה מלאכותית „לומדים מעצמם”, גם כאלה שמשמשים רק בתוך המשרד.
- ייתכן שתידרש הסכמה מדעת. לפני שמזינים מידע הקשור לייצוג לכלי שלומד מעצמו, עורכי דין צריכים בדרך כלל לקבל את הסכמתו מדעת של הלקוח.
- סעיף סטנדרטי לא מספיק. סעיף כללי בהסכם שכר הטרחה אינו הסכמה מדעת.
- זו הנחיה, לא חוק. חוות הדעת של ABA אינן מחייבות, אבל הן משפיעות. בדקו מה אמרה לשכת עורכי הדין שלכם.
תמלול בענן לעומת תמלול במכשיר
שירותי הכתבה בענן מעלים את השמע שלכם, מתמללים אותו בשרתים שלהם ולעיתים קרובות שומרים את השמע והטקסט לזמן מה. שירותי תמלול אנושיים מוסיפים שכבה נוספת: אנשים מחוץ למשרד שלכם מקשיבים להקלטה.
תמלול במכשיר מריץ את זיהוי הדיבור בטלפון או במחשב שלכם. השמע נשאר אצלכם, וזה מוציא את הצד השלישי מהתמונה ומפשט מאוד את ניתוח הסודיות.
רשימת בדיקה לכל אפליקציית הכתבה
- איפה מעובד השמע? במכשיר שלכם או בשרתים של הספק?
- האם משהו נשמר? שמע, תמלולים וסיכומים: על ידי מי, ולכמה זמן?
- האם התוכן שלכם משמש לאימון מודלים? חפשו „אף פעם” מפורש, ולא „עשוי לשמש לשיפור השירותים שלנו”.
- למי יש גישה? לעובדי הספק, לקבלני משנה, למתמללים אנושיים, למעבדי משנה.
- איך זה מוגן? הצפנה במכשיר ובמעבר, ובנוסף נעילה של האפליקציה עצמה.
- האם נדרש חשבון? חשבון אומר בדרך כלל נתונים שמסתנכרנים לספק.
- האם אפשר לייצא בצורה נקייה? ל-Word או ל-PDF, מוכן למערכת ניהול המסמכים שלכם.
- האם אפשר למחוק הכול? כולל העותקים שהספק מחזיק.
תהליך הכתבה שמעמיד את הפרטיות במקום הראשון
- הכתיבו תזכירים, תרשומות פגישה ומכתבים באפליקציה שמתמללת במכשיר.
- סדרו את התמלולים לפי תיק, במקום מוצפן ונעול.
- הגיהו שמות, תאריכים, סכומים ואזכורים לפני שאתם מסתמכים על תמלול או סיכום.
- ייצאו את הטקסט הסופי למערכת ניהול המסמכים, ואז מחקו את השמע אם מדיניות השמירה שלכם מאפשרת זאת.
- אם אתם מקליטים פגישה עם לקוח או עם כל אדם אחר, קבלו את הסכמתו ופעלו לפי חוקי ההקלטה במקום שבו אתם נמצאים.
שימו לב: המדריך הזה הוא מידע כללי, לא ייעוץ משפטי. חלים כללי האתיקה המקצועית וחוות הדעת האתיות של תחום השיפוט שלכם.