律师听写指南：如何让客户的秘密远离云端
听写又回来了。有了手机和 AI，把客户会谈、备忘录或信函变成文字从未如此快捷。但每一个接触客户信息的工具都会引出保密问题。下面介绍如何思考这个问题，并附上一份挑选听写方案的实用清单。
工具变了，义务不变
根据 ABA《职业行为示范规则》第 1.6(c) 条，律师必须作出合理努力，防止与客户代理有关的信息被无意或未经授权地披露，或被未经授权地访问。美国大多数州都采纳了这条规则的某种版本，而技术能力义务意味着，你应当足够了解自己使用的工具，以保护这些信息。
听写应用就是这类工具之一。如果它把音频发送到服务器，就有第三方掌握了客户的秘密：转写服务商、它的云服务提供商，可能还有人工审核员或打字员。
ABA 第 512 号正式意见补充了什么
2024 年 7 月，ABA 发布了第 512 号正式意见，这是它关于生成式 AI 的第一份指引。评论人士指出了几个与听写和 AI 摘要相关的要点：
- 保密是核心关切。该意见指出，当客户信息进入“自我学习”的 AI 工具时，即使工具只在律所内部使用，也存在披露风险。
- 可能需要知情同意。在把与代理有关的信息输入自我学习工具之前，律师一般应当取得客户的知情同意。
- 格式条款不够。委托协议中的一般性条款不构成知情同意。
- 这是指引，不是法律。ABA 的意见没有约束力，但很有影响力。请查看你所在州律师协会的立场。
云端转写与设备端转写
云端听写服务会上传你的音频，在自己的服务器上转写，并且常常会把音频和文字保留一段时间。人工转写服务又多了一层：律所以外的人会听你的录音。
设备端转写在你的手机或电脑上运行语音识别。音频留在你手里，这就把第三方排除在外，让保密分析简单得多。
任何听写应用都适用的检查清单
- 音频在哪里处理？在你的设备上，还是在服务商的服务器上？
- 会保留任何内容吗？音频、转写和摘要：由谁保留，保留多久？
- 你的内容会被用来训练模型吗？要找明确的“绝不”，而不是“可能用于改进我们的服务”。
- 谁能访问？服务商员工、外包人员、人工转写员、次级处理方。
- 如何保护？设备端和传输中的加密，再加上应用本身的锁。
- 需要注册账户吗？有账户通常意味着数据会同步到服务商。
- 能否干净地导出？导出为 Word 或 PDF，可直接放进你的文档管理系统。
- 能否全部删除？包括服务商保存的副本。
隐私优先的听写流程
- 用在设备端转写的应用口述备忘录、会谈记录和信函。
- 按案件把转写文字归档在加密且上锁的空间里。
- 在依赖任何转写或摘要之前，核对姓名、日期、金额和引用。
- 把定稿文字导出到文档管理系统，如果保留政策允许，再删除音频。
- 如果你要录下与客户或其他任何人的会谈，请征得对方同意，并遵守你所在地有关录音的法律。
注意：本指南提供的是一般信息，并非法律意见。适用的是你所在司法辖区的职业行为规则和职业道德意见。