Sanelu asianajajille: näin pidät asiakkaan luottamukselliset tiedot poissa pilvestä

22. lokakuuta 2026 · 7 min lukuaika

Sanelu on palannut. Puhelimen ja tekoälyn ansiosta asiakastapaamisen, muistion tai kirjeen saa tekstiksi nopeammin kuin koskaan. Mutta jokainen työkalu, joka käsittelee asiakastietoja, herättää kysymyksen salassapidosta. Näin voit ajatella asiaa, ja mukana on käytännöllinen tarkistuslista sanelutavan valintaan.

Velvollisuutesi ei muutu työkalun mukana

ABA:n Model Rule 1.6(c):n mukaan asianajajan on tehtävä kohtuulliset toimet estääkseen asiakkaan edustamiseen liittyvien tietojen tahattoman tai luvattoman paljastumisen tai luvattoman pääsyn niihin. Useimmat Yhdysvaltain osavaltiot ovat ottaneet säännöstä käyttöön jonkin version, ja teknologisen osaamisen velvollisuus tarkoittaa, että sinun odotetaan ymmärtävän käyttämäsi työkalut riittävän hyvin näiden tietojen suojaamiseksi.

Sanelusovellus on yksi näistä työkaluista. Jos se lähettää ääntä palvelimelle, asiakkaan luottamukselliset tiedot ovat nyt kolmannen osapuolen hallussa: litterointipalvelun, sen pilvipalveluntarjoajan ja mahdollisesti ihmistarkastajien tai kirjoittajien.

Mitä ABA Formal Opinion 512 tuo lisää

Heinäkuussa 2024 ABA julkaisi Formal Opinion 512:n, ensimmäisen generatiivista tekoälyä koskevan ohjeensa. Kommentoijat ovat nostaneet esiin muutaman sanelun ja tekoälytiivistelmien kannalta tärkeän kohdan:

• Luottamuksellisuus on keskeinen huoli. Lausunto korostaa paljastumisen riskiä, kun asiakastietoja syötetään ”itseoppiviin” tekoälytyökaluihin, vaikka niitä käytettäisiin vain toimiston sisällä.
• Tietoon perustuva suostumus voi olla tarpeen. Ennen kuin asianajajat syöttävät toimeksiantoon liittyviä tietoja itseoppivaan työkaluun, heidän tulisi yleensä saada asiakkaan tietoon perustuva suostumus.
• Vakiolauseke ei riitä. Toimeksiantosopimuksen yleinen lauseke ei ole tietoon perustuva suostumus.
• Se on ohje, ei laki. ABA:n lausunnot eivät ole sitovia, mutta ne ovat vaikutusvaltaisia. Tarkista, mitä oma asianajajajärjestösi on sanonut.

Litterointi pilvessä vai laitteella

Pilvipohjaiset sanelupalvelut lataavat äänesi, litteroivat sen palvelimillaan ja säilyttävät usein äänen ja tekstin jonkin aikaa. Ihmisten tekemä litterointi lisää vielä yhden kerroksen: toimistosi ulkopuoliset ihmiset kuuntelevat tallenteen.

Laitteella tehtävä litterointi ajaa puheentunnistuksen puhelimessasi tai tietokoneessasi. Ääni pysyy sinulla, mikä poistaa kolmannen osapuolen kuvasta ja tekee luottamuksellisuuden arvioinnista paljon yksinkertaisempaa.

Tarkistuslista mille tahansa sanelusovellukselle

1. Missä ääni käsitellään? Omalla laitteellasi vai palveluntarjoajan palvelimilla?
2. Säilytetäänkö mitään? Ääni, litteroinnit ja tiivistelmät: kuka säilyttää ja kuinka kauan?
3. Käytetäänkö sisältöäsi mallien kouluttamiseen? Etsi nimenomaista ”ei koskaan” -lupausta, älä ”voidaan käyttää palveluidemme parantamiseen”.
4. Kenellä on pääsy? Palveluntarjoajan henkilöstöllä, alihankkijoilla, ihmislitteroijilla, alikäsittelijöillä.
5. Miten se on suojattu? Salaus laitteella ja siirron aikana sekä lukitus itse sovellukseen.
6. Vaatiiko se tilin? Tili tarkoittaa yleensä tietoja, jotka synkronoidaan palveluntarjoajalle.
7. Voitko viedä siististi? Word- tai PDF-muotoon, valmiina asiakirjanhallintajärjestelmääsi.
8. Voitko poistaa kaiken? Myös palveluntarjoajan hallussa olevat kopiot.

Sanelun työnkulku, jossa yksityisyys on etusijalla

• Sanele muistiot, tapaamismuistiinpanot ja kirjeet sovelluksella, joka litteroi laitteella.
• Järjestä litteroinnit asian mukaan salattuun ja lukittuun paikkaan.
• Tarkista nimet, päivämäärät, summat ja viittaukset ennen kuin luotat litterointiin tai tiivistelmään.
• Vie lopullinen teksti asiakirjanhallintajärjestelmääsi ja poista sitten ääni, jos säilytyskäytäntösi sen sallii.
• Jos tallennat tapaamisen asiakkaan tai kenen tahansa muun kanssa, pyydä suostumus ja noudata olinpaikkasi tallentamista koskevia lakeja.

Huomaa: tämä opas on yleistä tietoa, ei oikeudellista neuvontaa. Oman lainkäyttöalueesi ammattieettiset säännöt ja lausunnot ovat voimassa.