Dikte untuk pengacara: cara menjauhkan rahasia klien dari cloud
Dikte kembali populer. Dengan ponsel dan AI, mengubah rapat dengan klien, memo, atau surat menjadi teks lebih cepat daripada sebelumnya. Namun setiap alat yang menyentuh informasi klien memunculkan pertanyaan kerahasiaan. Berikut cara memikirkannya, lengkap dengan daftar periksa praktis untuk memilih solusi dikte.
Kewajiban Anda tidak berubah karena alatnya
Berdasarkan ABA Model Rule 1.6(c), pengacara harus melakukan upaya yang wajar untuk mencegah pengungkapan yang tidak disengaja atau tidak sah atas informasi terkait perwakilan klien, maupun akses yang tidak sah terhadapnya. Sebagian besar negara bagian AS telah mengadopsi versi aturan tersebut, dan kewajiban kompetensi teknologi berarti Anda diharapkan memahami alat yang Anda gunakan dengan cukup baik untuk melindungi informasi itu.
App dikte adalah salah satu alat tersebut. Jika app mengirim audio ke server, rahasia klien kini dipegang pihak ketiga: penyedia transkripsi, penyedia cloud-nya, dan mungkin peninjau atau juru ketik manusia.
Apa tambahan dari ABA Formal Opinion 512
Pada Juli 2024, ABA menerbitkan Formal Opinion 512, panduan pertamanya tentang AI generatif. Para komentator menyoroti beberapa poin penting untuk dikte dan ringkasan AI:
- Kerahasiaan adalah perhatian utama. Opini ini menyoroti risiko pengungkapan saat informasi klien dimasukkan ke alat AI yang “belajar sendiri”, bahkan alat yang hanya dipakai di dalam kantor.
- Persetujuan berdasarkan informasi mungkin diperlukan. Sebelum memasukkan informasi terkait perwakilan ke alat yang belajar sendiri, pengacara umumnya harus memperoleh persetujuan klien berdasarkan informasi.
- Klausul baku tidak cukup. Klausul umum dalam surat perjanjian jasa hukum tidak sama dengan persetujuan berdasarkan informasi.
- Ini panduan, bukan hukum. Opini ABA tidak mengikat, tetapi berpengaruh. Periksa apa yang dikatakan asosiasi advokat Anda sendiri.
Transkripsi cloud vs transkripsi di perangkat
Layanan dikte cloud mengunggah audio Anda, mentranskripsinya di server mereka, dan sering menyimpan audio dan teks untuk beberapa waktu. Layanan transkripsi manusia menambah satu lapisan lagi: orang di luar kantor Anda mendengarkan rekaman.
Transkripsi di perangkat menjalankan pengenalan suara di ponsel atau komputer Anda. Audio tetap bersama Anda, sehingga pihak ketiga keluar dari gambaran dan analisis kerahasiaan menjadi jauh lebih sederhana.
Daftar periksa untuk app dikte apa pun
- Di mana audio diproses? Di perangkat Anda, atau di server penyedia?
- Apakah ada yang disimpan? Audio, transkrip, dan ringkasan: oleh siapa, dan berapa lama?
- Apakah konten Anda dipakai untuk melatih model? Cari kata “tidak pernah” yang tegas, bukan “dapat digunakan untuk meningkatkan layanan kami”.
- Siapa yang bisa mengaksesnya? Staf penyedia, kontraktor, juru transkripsi manusia, subprosesor.
- Bagaimana perlindungannya? Enkripsi di perangkat dan saat transit, ditambah kunci pada app itu sendiri.
- Apakah memerlukan akun? Akun biasanya berarti data disinkronkan ke penyedia.
- Bisakah Anda mengekspor dengan rapi? Ke Word atau PDF, siap untuk sistem manajemen dokumen Anda.
- Bisakah Anda menghapus semuanya? Termasuk salinan yang disimpan penyedia.
Alur dikte yang mengutamakan privasi
- Diktekan memo, catatan rapat, dan surat dengan app yang mentranskripsi di perangkat.
- Atur transkrip per perkara, di ruang yang terenkripsi dan terkunci.
- Periksa nama, tanggal, jumlah, dan rujukan sebelum mengandalkan transkrip atau ringkasan apa pun.
- Ekspor teks akhir ke sistem manajemen dokumen, lalu hapus audio jika kebijakan penyimpanan Anda mengizinkan.
- Jika Anda merekam rapat dengan klien atau siapa pun, dapatkan persetujuan mereka dan patuhi hukum perekaman di tempat Anda berada.
Catatan: panduan ini berisi informasi umum, bukan nasihat hukum. Aturan perilaku profesional dan opini etika di yurisdiksi Anda tetap berlaku.