Diktování pro advokáty: jak udržet důvěrné informace klientů mimo cloud
Diktování je zpět. Díky telefonům a AI je převod schůzky s klientem, memoranda nebo dopisu na text rychlejší než kdy dřív. Každý nástroj, který přijde do styku s informacemi o klientovi, ale otevírá otázku mlčenlivosti. Takto o tom můžete uvažovat, včetně praktického kontrolního seznamu pro výběr řešení pro diktování.
Vaše povinnost se s nástrojem nemění
Podle pravidla ABA Model Rule 1.6(c) musí advokát vynaložit přiměřené úsilí, aby zabránil neúmyslnému nebo neoprávněnému zpřístupnění informací souvisejících se zastupováním klienta nebo neoprávněnému přístupu k nim. Většina států USA převzala nějakou verzi tohoto pravidla a povinnost technologické způsobilosti znamená, že se od vás očekává, že své nástroje znáte natolik, abyste tyto informace dokázali chránit.
Aplikace pro diktování je jedním z takových nástrojů. Pokud posílá zvuk na server, má teď důvěrné informace klientů třetí strana: poskytovatel přepisu, jeho poskytovatel cloudu a možná i lidští kontroloři nebo písaři.
Co přidává ABA Formal Opinion 512
V červenci 2024 vydala ABA stanovisko Formal Opinion 512, svůj první pokyn ke generativní AI. Komentátoři z něj vyzdvihli několik bodů, které jsou důležité pro diktování a shrnutí pomocí AI:
- Hlavní obavou je důvěrnost. Stanovisko upozorňuje na riziko zpřístupnění, když se informace o klientech dostanou do „samoučících se“ nástrojů AI, a to i takových, které se používají jen uvnitř kanceláře.
- Může být potřeba informovaný souhlas. Než advokáti vloží informace související se zastupováním do samoučícího se nástroje, měli by zpravidla získat informovaný souhlas klienta.
- Standardní ujednání nestačí. Obecné ujednání ve smlouvě o poskytování právních služeb není informovaným souhlasem.
- Jde o pokyn, ne o zákon. Stanoviska ABA nejsou závazná, ale mají vliv. Ověřte si, co k tomu řekla vaše vlastní advokátní komora.
Přepis v cloudu, nebo v zařízení
Cloudové služby pro diktování nahrají váš zvuk, přepíší ho na svých serverech a často zvuk i text nějakou dobu uchovávají. Služby přepisu, které dělají lidé, přidávají další vrstvu: nahrávku poslouchají lidé mimo vaši kancelář.
Přepis v zařízení spouští rozpoznávání řeči ve vašem telefonu nebo počítači. Zvuk zůstává u vás, čímž třetí strana odpadá a posouzení důvěrnosti je mnohem jednodušší.
Kontrolní seznam pro každou aplikaci pro diktování
- Kde se zvuk zpracovává? Ve vašem zařízení, nebo na serverech poskytovatele?
- Uchovává se něco? Zvuk, přepisy a shrnutí: kdo je uchovává a jak dlouho?
- Používá se váš obsah k trénování modelů? Hledejte výslovné „nikdy“, ne „může být použit ke zlepšování našich služeb“.
- Kdo k tomu má přístup? Zaměstnanci poskytovatele, dodavatelé, lidští přepisovatelé, další zpracovatelé.
- Jak je to chráněno? Šifrování v zařízení i při přenosu a k tomu zámek samotné aplikace.
- Vyžaduje účet? Účet obvykle znamená data synchronizovaná k poskytovateli.
- Můžete čistě exportovat? Do Wordu nebo PDF, připravené pro váš systém správy dokumentů.
- Můžete vše smazat? Včetně kopií, které má poskytovatel.
Postup při diktování s důrazem na soukromí
- Diktujte memoranda, záznamy z jednání a dopisy v aplikaci, která přepisuje v zařízení.
- Přepisy třiďte podle spisu na šifrovaném a zamčeném místě.
- Než se spolehnete na přepis nebo shrnutí, zkontrolujte jména, data, částky a citace.
- Hotový text exportujte do systému správy dokumentů a poté nahrávku smažte, pokud to vaše pravidla pro uchovávání dovolují.
- Pokud nahráváte schůzku s klientem nebo s kýmkoli jiným, získejte jeho souhlas a dodržujte zákony o nahrávání platné tam, kde jste.
Poznámka: tento průvodce obsahuje obecné informace, nikoli právní poradenství. Platí stavovské předpisy a etická stanoviska vaší jurisdikce.