Diktering for advokater: sådan holder du klientens fortrolige oplysninger ude af skyen
Dikteringen er tilbage. Med telefoner og AI går det hurtigere end nogensinde at gøre et klientmøde, et notat eller et brev til tekst. Men hvert værktøj, der rører klientoplysninger, rejser et spørgsmål om tavshedspligt. Sådan kan du tænke det igennem, med en praktisk tjekliste til at vælge din dikteringsløsning.
Din pligt ændrer sig ikke med værktøjet
Efter ABA Model Rule 1.6(c) skal en advokat gøre en rimelig indsats for at forhindre utilsigtet eller uautoriseret videregivelse af oplysninger om repræsentationen af en klient og uautoriseret adgang til dem. De fleste amerikanske delstater har indført en version af reglen, og pligten til teknologisk kompetence betyder, at du forventes at forstå dine værktøjer godt nok til at beskytte oplysningerne.
En dikteringsapp er et af de værktøjer. Hvis den sender lyd til en server, har en tredjepart nu klientens fortrolige oplysninger: transskriptionsleverandøren, dens cloududbyder og måske menneskelige korrekturlæsere eller skrivere.
Hvad ABA Formal Opinion 512 tilføjer
I juli 2024 udsendte ABA Formal Opinion 512, sin første vejledning om generativ AI. Kommentatorer har fremhævet nogle punkter, der er vigtige for diktering og AI-resuméer:
- Fortrolighed er den centrale bekymring. Udtalelsen peger på risikoen for videregivelse, når klientoplysninger kommer ind i ”selvlærende” AI-værktøjer, selv værktøjer, der kun bruges internt i et kontor.
- Informeret samtykke kan være nødvendigt. Før advokater indtaster oplysninger om en sag i et selvlærende værktøj, bør de som regel indhente klientens informerede samtykke.
- Standardklausuler er ikke nok. En generel klausul i opdragsbekræftelsen udgør ikke informeret samtykke.
- Det er vejledning, ikke lov. ABA’s udtalelser er ikke bindende, men de har indflydelse. Tjek, hvad dit eget advokatsamfund har sagt.
Transskription i skyen eller på enheden
Cloudbaserede dikteringstjenester uploader din lyd, transskriberer den på deres servere og gemmer ofte lyd og tekst i en periode. Menneskelige transskriptionstjenester tilføjer endnu et lag: Personer uden for dit kontor lytter til optagelsen.
Transskription på enheden kører talegenkendelsen på din telefon eller computer. Lyden bliver hos dig, hvilket fjerner tredjeparten fra billedet og gør vurderingen af fortroligheden meget enklere.
En tjekliste til enhver dikteringsapp
- Hvor behandles lyden? På din enhed eller på leverandørens servere?
- Gemmes der noget? Lyd, transskriptioner og resuméer: af hvem, og hvor længe?
- Bruges dit indhold til at træne modeller? Kig efter et udtrykkeligt ”aldrig”, ikke ”kan bruges til at forbedre vores tjenester”.
- Hvem har adgang? Leverandørens personale, underleverandører, menneskelige transskribenter, underdatabehandlere.
- Hvordan er det beskyttet? Kryptering på enheden og under overførsel samt en lås på selve appen.
- Kræver den en konto? En konto betyder som regel data, der synkroniseres til leverandøren.
- Kan du eksportere rent? Til Word eller PDF, klar til dit dokumenthåndteringssystem.
- Kan du slette alt? Også de kopier, leverandøren har.
En arbejdsgang til diktering med privatlivet i første række
- Diktér notater, mødereferater og breve med en app, der transskriberer på enheden.
- Sortér transskriptioner efter sag på et krypteret og låst sted.
- Korrekturlæs navne, datoer, beløb og henvisninger, før du stoler på en transskription eller et resumé.
- Eksportér den endelige tekst til dit dokumenthåndteringssystem, og slet derefter lyden, hvis din opbevaringspolitik tillader det.
- Hvis du optager et møde med en klient eller en anden, så indhent samtykke, og følg lovgivningen om optagelser der, hvor du er.
Bemærk: Denne guide er generel information, ikke juridisk rådgivning. De advokatetiske regler og udtalelser i din jurisdiktion gælder.