Diktálás ügyvédeknek: hogyan tartsa távol az ügyfelek titkait a felhőtől

2026. október 22. · 7 perc olvasás

A diktálás visszatért. A telefonnak és a mesterséges intelligenciának köszönhetően egy ügyféltalálkozót, feljegyzést vagy levelet gyorsabban alakíthat szöveggé, mint valaha. Ám minden eszköz, amely ügyféladatokhoz nyúl, titoktartási kérdést vet fel. Így érdemes végiggondolni, egy gyakorlati ellenőrzőlistával a diktálási megoldás kiválasztásához.

A kötelezettsége nem változik az eszközzel

Az ABA Model Rule 1.6(c) szerint az ügyvédnek ésszerű erőfeszítéseket kell tennie annak megakadályozására, hogy az ügyfél képviseletével kapcsolatos információk véletlenül vagy jogosulatlanul nyilvánosságra kerüljenek, illetve hogy azokhoz jogosulatlanul hozzáférjenek. Az amerikai tagállamok többsége átvette e szabály valamely változatát, a technológiai felkészültség kötelezettsége pedig azt jelenti, hogy Öntől elvárják: annyira ismerje az eszközeit, hogy meg tudja védeni ezeket az információkat.

A diktáló alkalmazás is ilyen eszköz. Ha szerverre küldi a hanganyagot, az ügyfelek titkai mostantól egy harmadik félnél vannak: az átírási szolgáltatónál, annak felhőszolgáltatójánál, és esetleg emberi ellenőröknél vagy gépíróknál.

Mit tesz hozzá az ABA Formal Opinion 512

2024 júliusában az ABA kiadta a Formal Opinion 512-t, első iránymutatását a generatív mesterséges intelligenciáról. A kommentátorok néhány olyan pontot emeltek ki, amely a diktálás és az MI-alapú összefoglalók szempontjából fontos:

• A titoktartás a központi kérdés. Az állásfoglalás felhívja a figyelmet a nyilvánosságra kerülés kockázatára, amikor ügyféladatok „önmagukat tanító” MI-eszközökbe kerülnek, még akkor is, ha ezeket csak az irodán belül használják.
• Tájékozott beleegyezésre lehet szükség. Mielőtt az ügyvédek egy képviselettel kapcsolatos információt egy önmagát tanító eszközbe visznek be, általában be kell szerezniük az ügyfél tájékozott beleegyezését.
• Egy általános kikötés nem elég. A megbízási szerződés általános kikötése nem minősül tájékozott beleegyezésnek.
• Ez iránymutatás, nem törvény. Az ABA állásfoglalásai nem kötelezőek, de nagy a súlyuk. Nézze meg, mit mondott erről a saját ügyvédi kamarája.

Felhőalapú átírás kontra eszközön történő átírás

A felhőalapú diktálási szolgáltatások feltöltik a hanganyagot, a saját szervereiken írják át, és gyakran egy ideig megőrzik a hangot és a szöveget is. Az emberek által végzett átírás még egy réteget ad hozzá: az irodáján kívüli személyek hallgatják meg a felvételt.

Az eszközön történő átírás a telefonján vagy a számítógépén futtatja a beszédfelismerést. A hanganyag Önnél marad, így a harmadik fél kiesik a képből, és a titoktartási elemzés sokkal egyszerűbb lesz.

Ellenőrzőlista bármely diktáló alkalmazáshoz

1. Hol dolgozzák fel a hanganyagot? Az Ön eszközén vagy a szolgáltató szerverein?
2. Megőriznek bármit? Hanganyag, átiratok és összefoglalók: ki őrzi meg, és meddig?
3. A tartalmát modellek tanítására használják? Kifejezett „soha” választ keressen, ne azt, hogy „felhasználható szolgáltatásaink fejlesztésére”.
4. Ki férhet hozzá? A szolgáltató munkatársai, alvállalkozók, emberi átírók, további adatfeldolgozók.
5. Hogyan védik? Titkosítás az eszközön és továbbítás közben, valamint maga az alkalmazás is zárolható.
6. Kell hozzá fiók? A fiók általában azt jelenti, hogy az adatok a szolgáltatóhoz szinkronizálódnak.
7. Tisztán exportálhat? Word vagy PDF formátumba, a dokumentumkezelő rendszere számára készen.
8. Mindent törölhet? A szolgáltatónál lévő másolatokat is.

Adatvédelmet előtérbe helyező diktálási munkafolyamat

• Feljegyzéseket, tárgyalási jegyzeteket és leveleket olyan alkalmazással diktáljon, amely az eszközön írja át őket.
• Az átiratokat ügyenként rendezze, titkosított és zárolt helyen.
• Mielőtt bármely átiratra vagy összefoglalóra hagyatkozna, ellenőrizze a neveket, dátumokat, összegeket és hivatkozásokat.
• A végleges szöveget exportálja a dokumentumkezelő rendszerébe, majd törölje a hanganyagot, ha a megőrzési szabályzata ezt megengedi.
• Ha egy ügyféllel vagy bárki mással folytatott megbeszélést rögzít, kérje a hozzájárulását, és tartsa be az ott érvényes felvételi szabályokat, ahol éppen van.

Megjegyzés: ez az útmutató általános tájékoztatás, nem jogi tanácsadás. Az Ön joghatóságának szakmai magatartási szabályai és etikai állásfoglalásai érvényesek.