Diktavimas teisininkams: kaip laikyti klientų paslaptis atokiau nuo debesies

2026 m. spalio 22 d. · 7 min. skaitymo

Diktavimas grįžta. Telefonų ir DI dėka susitikimą su klientu, pranešimą ar laišką paversti tekstu galima greičiau nei bet kada. Bet kiekvienas įrankis, liečiantis kliento informaciją, kelia konfidencialumo klausimą. Štai kaip apie tai mąstyti, kartu su praktiniu kontroliniu sąrašu diktavimo sprendimui pasirinkti.

Jūsų pareiga nesikeičia su įrankiu

Pagal „ABA Model Rule 1.6(c)“ teisininkas turi dėti pagrįstas pastangas, kad būtų išvengta netyčinio ar neteisėto informacijos, susijusios su kliento atstovavimu, atskleidimo ar neteisėtos prieigos prie jos. Dauguma JAV valstijų yra priėmusios tam tikrą šios taisyklės versiją, o technologinės kompetencijos pareiga reiškia, kad iš jūsų tikimasi pakankamai gerai išmanyti savo įrankius, kad apsaugotumėte šią informaciją.

Diktavimo programėlė yra vienas tokių įrankių. Jei ji siunčia garsą į serverį, klientų paslaptis dabar turi trečioji šalis: transkripcijos tiekėjas, jo debesijos paslaugų teikėjas ir galbūt žmonės, tikrinantys ar perrašantys įrašus.

Ką prideda „ABA Formal Opinion 512“

2024 m. liepą ABA paskelbė „Formal Opinion 512“, savo pirmąsias gaires dėl generatyviojo DI. Komentatoriai išskyrė kelis diktavimui ir DI santraukoms svarbius dalykus:

• Konfidencialumas yra pagrindinis rūpestis. Nuomonėje atkreipiamas dėmesys į atskleidimo riziką, kai klientų informacija patenka į „savarankiškai besimokančius“ DI įrankius, net jei jie naudojami tik kontoros viduje.
• Gali prireikti informuoto sutikimo. Prieš įvesdami su atstovavimu susijusią informaciją į savarankiškai besimokantį įrankį, teisininkai paprastai turėtų gauti informuotą kliento sutikimą.
• Standartinės sąlygos nepakanka. Bendra sąlyga teisinių paslaugų sutartyje nėra informuotas sutikimas.
• Tai gairės, o ne įstatymas. ABA nuomonės nėra privalomos, bet turi įtakos. Pasitikrinkite, ką apie tai yra pasakiusi jūsų advokatūra.

Transkripcija debesyje ar įrenginyje

Debesijos diktavimo paslaugos įkelia jūsų garsą, transkribuoja jį savo serveriuose ir dažnai kurį laiką saugo garsą bei tekstą. Žmonių atliekamos transkripcijos paslaugos prideda dar vieną sluoksnį: įrašo klausosi žmonės už jūsų kontoros ribų.

Transkripcija įrenginyje kalbos atpažinimą atlieka jūsų telefone ar kompiuteryje. Garsas lieka pas jus, todėl trečioji šalis pašalinama, o konfidencialumo vertinimas tampa daug paprastesnis.

Kontrolinis sąrašas bet kuriai diktavimo programėlei

1. Kur apdorojamas garsas? Jūsų įrenginyje ar tiekėjo serveriuose?
2. Ar kas nors saugoma? Garsas, transkripcijos ir santraukos: kas saugo ir kiek laiko?
3. Ar jūsų turinys naudojamas modeliams mokyti? Ieškokite aiškaus „niekada“, o ne „gali būti naudojamas mūsų paslaugoms tobulinti“.
4. Kas turi prieigą? Tiekėjo darbuotojai, rangovai, žmonės transkribuotojai, subtvarkytojai.
5. Kaip tai apsaugota? Šifravimas įrenginyje ir perdavimo metu, taip pat pačios programėlės užraktas.
6. Ar reikia paskyros? Paskyra paprastai reiškia duomenis, sinchronizuojamus su tiekėju.
7. Ar galite tvarkingai eksportuoti? „Word“ arba PDF formatu, paruoštą jūsų dokumentų valdymo sistemai.
8. Ar galite viską ištrinti? Įskaitant kopijas, kurias saugo tiekėjas.

Diktavimo procesas, kuriame privatumas svarbiausias

• Diktuokite pranešimus, susitikimų užrašus ir laiškus programėle, kuri transkribuoja įrenginyje.
• Rūšiuokite transkripcijas pagal bylas šifruotoje ir užrakintoje vietoje.
• Prieš pasikliaudami bet kokia transkripcija ar santrauka, patikrinkite vardus, datas, sumas ir nuorodas.
• Eksportuokite galutinį tekstą į dokumentų valdymo sistemą, tada ištrinkite garsą, jei tai leidžia jūsų saugojimo politika.
• Jei įrašinėjate susitikimą su klientu ar kuo nors kitu, gaukite to asmens sutikimą ir laikykitės įrašymo įstatymų, galiojančių ten, kur esate.

Pastaba: šiame vadove pateikiama bendroji informacija, o ne teisinė konsultacija. Taikomos jūsų jurisdikcijos profesinio elgesio taisyklės ir etikos nuomonės.