律師聽寫指南：如何讓客戶的秘密遠離雲端
聽寫又回來了。有了手機和 AI，把客戶會談、備忘錄或信件變成文字從未如此快速。但每一個接觸客戶資訊的工具都會帶出保密問題。以下說明如何思考這個問題，並附上一份挑選聽寫方案的實用清單。
工具變了，義務不變
根據 ABA《專業行為模範規則》第 1.6(c) 條，律師必須採取合理措施，防止與客戶代理有關的資訊遭到無意或未經授權的揭露，或遭到未經授權的存取。美國大多數州都採用了這條規則的某種版本，而科技能力義務代表你應當充分了解自己使用的工具，以保護這些資訊。
聽寫 App 就是這類工具之一。如果它把音訊傳送到伺服器，就有第三方掌握了客戶的秘密：轉錄業者、它的雲端服務供應商，可能還有人工審核員或打字員。
ABA 第 512 號正式意見補充了什麼
2024 年 7 月，ABA 發布第 512 號正式意見，這是它針對生成式 AI 的第一份指引。評論者點出了幾個與聽寫和 AI 摘要相關的重點：
- 保密是核心考量。該意見指出，當客戶資訊進入「自我學習」的 AI 工具時，即使工具只在事務所內部使用，也存在揭露風險。
- 可能需要知情同意。在把與代理有關的資訊輸入自我學習工具之前，律師一般應取得客戶的知情同意。
- 制式條款不夠。委任契約中的一般性條款不構成知情同意。
- 這是指引，不是法律。ABA 的意見沒有拘束力，但很有影響力。請查看你所屬律師公會的立場。
雲端轉錄與裝置端轉錄
雲端聽寫服務會上傳你的音訊，在自家伺服器上轉錄，並且常常會把音訊和文字保存一段時間。人工轉錄服務又多了一層：事務所以外的人會聽你的錄音。
裝置端轉錄在你的手機或電腦上執行語音辨識。音訊留在你手上，這就把第三方排除在外，讓保密分析簡單得多。
任何聽寫 App 都適用的檢查清單
- 音訊在哪裡處理？在你的裝置上，還是在業者的伺服器上？
- 會保存任何內容嗎？音訊、轉錄和摘要：由誰保存，保存多久？
- 你的內容會被用來訓練模型嗎？要找明確的「絕不」，而不是「可能用於改善我們的服務」。
- 誰能存取？業者員工、外包人員、人工轉錄員、複委託處理者。
- 如何保護？裝置端和傳輸中的加密，再加上 App 本身的鎖。
- 需要註冊帳號嗎？有帳號通常代表資料會同步到業者那裡。
- 能否乾淨地匯出？匯出為 Word 或 PDF，可直接放進你的文件管理系統。
- 能否全部刪除？包括業者保存的副本。
以隱私為優先的聽寫流程
- 用在裝置上轉錄的 App 口述備忘錄、會談紀錄和信件。
- 依案件把轉錄文字歸檔在加密且上鎖的空間。
- 在依賴任何轉錄或摘要之前，核對姓名、日期、金額和引用。
- 把定稿文字匯出到文件管理系統，如果保存政策允許，再刪除音訊。
- 如果你要錄下與客戶或其他任何人的會談，請取得對方同意，並遵守你所在地與錄音有關的法律。
注意：本指南提供的是一般資訊，並非法律意見。適用的是你所在司法管轄區的專業行為規範和倫理意見。