Dicteren voor advocaten: zo houd je vertrouwelijke cliëntinformatie uit de cloud

22 oktober 2026 · 7 min lezen

Dicteren is terug. Met je telefoon en AI zet je een cliëntgesprek, memo of brief sneller dan ooit om in tekst. Maar elke tool die met cliëntinformatie in aanraking komt, roept een vertrouwelijkheidsvraag op. Zo pak je dat aan, met een praktische checklist om je dicteeroplossing te kiezen.

Je plicht verandert niet met de tool

Volgens ABA Model Rule 1.6(c) moet een advocaat redelijke inspanningen leveren om te voorkomen dat informatie over de vertegenwoordiging van een cliënt onbedoeld of onbevoegd wordt openbaar gemaakt of dat iemand er onbevoegd toegang toe krijgt. De meeste Amerikaanse staten hebben een versie van die regel overgenomen, en de plicht tot technologische deskundigheid houdt in dat van je wordt verwacht dat je je tools goed genoeg begrijpt om die informatie te beschermen.

Een dicteerapp is zo’n tool. Als die audio naar een server stuurt, heeft een derde partij nu vertrouwelijke cliëntinformatie in handen: de transcriptieleverancier, diens cloudprovider en mogelijk menselijke controleurs of typisten.

Wat ABA Formal Opinion 512 toevoegt

In juli 2024 publiceerde de ABA Formal Opinion 512, haar eerste richtlijn over generatieve AI. Commentatoren hebben er een paar punten uitgelicht die belangrijk zijn voor dicteren en AI-samenvattingen:

• Vertrouwelijkheid is de kern. De opinie wijst op het risico van openbaarmaking wanneer cliëntinformatie in ‘zelflerende’ AI-tools terechtkomt, zelfs in tools die alleen binnen een kantoor worden gebruikt.
• Geïnformeerde toestemming kan nodig zijn. Voordat advocaten informatie over een zaak invoeren in een zelflerende tool, moeten ze in de regel de geïnformeerde toestemming van de cliënt vragen.
• Een standaardclausule is niet genoeg. Een algemene clausule in de opdrachtbevestiging geldt niet als geïnformeerde toestemming.
• Het is een richtlijn, geen wet. ABA-opinies zijn niet bindend, maar wel invloedrijk. Kijk wat je eigen orde van advocaten erover heeft gezegd.

Transcriptie in de cloud of op het apparaat

Clouddicteerdiensten uploaden je audio, transcriberen die op hun servers en bewaren audio en tekst vaak een tijd. Menselijke transcriptiediensten voegen nog een laag toe: mensen buiten je kantoor luisteren naar de opname.

Transcriptie op het apparaat voert de spraakherkenning uit op je telefoon of computer. De audio blijft bij jou, waardoor de derde partij uit beeld verdwijnt en de vertrouwelijkheidsanalyse veel eenvoudiger wordt.

Een checklist voor elke dicteerapp

1. Waar wordt de audio verwerkt? Op je apparaat of op de servers van de leverancier?
2. Wordt er iets bewaard? Audio, transcripties en samenvattingen: door wie, en hoelang?
3. Wordt je content gebruikt om modellen te trainen? Zoek naar een expliciet ‘nooit’, niet naar ‘kan worden gebruikt om onze diensten te verbeteren’.
4. Wie heeft er toegang toe? Personeel van de leverancier, ingehuurde krachten, menselijke transcribenten, subverwerkers.
5. Hoe is het beveiligd? Versleuteling op het apparaat en tijdens verzending, plus een vergrendeling op de app zelf.
6. Is er een account nodig? Een account betekent meestal dat gegevens met de leverancier worden gesynchroniseerd.
7. Kun je netjes exporteren? Naar Word of pdf, klaar voor je documentbeheersysteem.
8. Kun je alles verwijderen? Ook de kopieën die de leverancier bewaart.

Een dicteerworkflow waarin privacy voorop staat

• Dicteer memo’s, gespreksnotities en brieven met een app die op het apparaat transcribeert.
• Orden transcripties per dossier, in een versleutelde en vergrendelde omgeving.
• Controleer namen, datums, bedragen en bronverwijzingen voordat je op een transcriptie of samenvatting vertrouwt.
• Exporteer de definitieve tekst naar je documentbeheersysteem en verwijder daarna de audio als je bewaarbeleid dat toestaat.
• Neem je een gesprek op met een cliënt of iemand anders, vraag dan toestemming en houd je aan de wetten op opnemen die gelden waar je bent.

Let op: deze gids geeft algemene informatie, geen juridisch advies. De gedragsregels en ethische opinies van jouw rechtsgebied zijn van toepassing.