Perencanaan untuk peguam: cara menjauhkan rahsia klien daripada awan
Perencanaan kembali popular. Dengan telefon dan AI, menukar mesyuarat dengan klien, memo atau surat kepada teks lebih pantas berbanding sebelum ini. Tetapi setiap alat yang menyentuh maklumat klien menimbulkan persoalan kerahsiaan. Berikut cara memikirkannya, bersama senarai semak praktikal untuk memilih penyelesaian perencanaan.
Tugas anda tidak berubah dengan alat
Di bawah ABA Model Rule 1.6(c), peguam mesti berusaha secara munasabah untuk menghalang pendedahan tidak sengaja atau tanpa kebenaran terhadap maklumat berkaitan perwakilan klien, atau akses tanpa kebenaran kepadanya. Kebanyakan negeri di AS telah menerima pakai satu versi peraturan itu, dan tugas kecekapan teknologi bermakna anda dijangka memahami alat yang anda gunakan dengan cukup baik untuk melindungi maklumat tersebut.
Apl perencanaan ialah salah satu alat itu. Jika ia menghantar audio ke pelayan, pihak ketiga kini memegang rahsia klien: pembekal transkripsi, pembekal awannya dan mungkin penyemak atau jurutaip manusia.
Apa yang ditambah oleh ABA Formal Opinion 512
Pada Julai 2024, ABA mengeluarkan Formal Opinion 512, panduan pertamanya tentang AI generatif. Pengulas telah menonjolkan beberapa perkara penting untuk perencanaan dan ringkasan AI:
- Kerahsiaan ialah kebimbangan utama. Pendapat itu menandakan risiko pendedahan apabila maklumat klien dimasukkan ke dalam alat AI yang “belajar sendiri”, malah alat yang hanya digunakan dalam firma.
- Persetujuan termaklum mungkin diperlukan. Sebelum memasukkan maklumat berkaitan perwakilan ke dalam alat yang belajar sendiri, peguam secara amnya perlu mendapatkan persetujuan termaklum klien.
- Klausa standard tidak mencukupi. Klausa umum dalam surat pelantikan tidak sama dengan persetujuan termaklum.
- Ia panduan, bukan undang-undang. Pendapat ABA tidak mengikat, tetapi berpengaruh. Semak apa yang telah dikatakan oleh badan peguam anda sendiri.
Transkripsi awan berbanding transkripsi pada peranti
Perkhidmatan perencanaan awan memuat naik audio anda, mentranskripsinya pada pelayan mereka dan sering menyimpan audio dan teks untuk satu tempoh. Perkhidmatan transkripsi manusia menambah satu lapisan lagi: orang di luar firma anda mendengar rakaman.
Transkripsi pada peranti menjalankan pengecaman pertuturan pada telefon atau komputer anda. Audio kekal bersama anda, yang mengeluarkan pihak ketiga daripada gambaran dan menjadikan analisis kerahsiaan jauh lebih mudah.
Senarai semak untuk mana-mana apl perencanaan
- Di mana audio diproses? Pada peranti anda, atau pada pelayan pembekal?
- Adakah apa-apa disimpan? Audio, transkrip dan ringkasan: oleh siapa, dan untuk berapa lama?
- Adakah kandungan anda digunakan untuk melatih model? Cari “tidak pernah” yang jelas, bukan “mungkin digunakan untuk menambah baik perkhidmatan kami”.
- Siapa yang boleh mengaksesnya? Kakitangan pembekal, kontraktor, juru transkripsi manusia, subpemproses.
- Bagaimana ia dilindungi? Penyulitan pada peranti dan semasa transit, serta kunci pada apl itu sendiri.
- Adakah ia memerlukan akaun? Akaun biasanya bermakna data disegerakkan kepada pembekal.
- Bolehkah anda mengeksport dengan kemas? Ke Word atau PDF, sedia untuk sistem pengurusan dokumen anda.
- Bolehkah anda memadam semuanya? Termasuk salinan yang disimpan oleh pembekal.
Aliran kerja perencanaan yang mengutamakan privasi
- Rencanakan memo, nota mesyuarat dan surat dengan apl yang mentranskripsi pada peranti.
- Susun transkrip mengikut perkara, di ruang yang disulitkan dan dikunci.
- Semak nama, tarikh, jumlah dan rujukan sebelum bergantung pada mana-mana transkrip atau ringkasan.
- Eksport teks akhir ke sistem pengurusan dokumen anda, kemudian padam audio jika dasar penyimpanan anda membenarkan.
- Jika anda merakam mesyuarat dengan klien atau sesiapa sahaja, dapatkan persetujuan mereka dan patuhi undang-undang rakaman di tempat anda berada.
Nota: panduan ini ialah maklumat umum, bukan nasihat undang-undang. Peraturan tatalaku profesional dan pendapat etika dalam bidang kuasa anda terpakai.