O Otter.ai é seguro para reuniões confidenciais?
O Otter.ai é um dos assistentes de reuniões com IA mais conhecidos: entra nas tuas chamadas, transcreve-as e escreve resumos. É prático, mas se as tuas reuniões envolvem segredos de clientes ou informação de doentes, a conveniência não é a única questão. Eis o que dizem os próprios documentos do Otter, e o que verificar antes de o usares, a ele ou a qualquer assistente de notas na nuvem, para trabalho confidencial.
Como funciona o Otter
O Otter é um serviço na nuvem. As gravações são enviadas, transcritas nos sistemas do Otter e guardadas na tua conta, para as poderes pesquisar, partilhar e resumir. A política de privacidade indica a Amazon Web Services, sediada nos Estados Unidos, como fornecedor em que se apoia para computação e armazenamento de dados. Também lista outros fornecedores que recebem informação pessoal, incluindo fornecedores de serviços de inteligência artificial e de anotação de dados.
O Otter usa as gravações para treinar a sua IA?
A política de privacidade do Otter, em vigor desde 16 de junho de 2026, inclui entre as suas finalidades «treinar a nossa tecnologia de IA proprietária com gravações de áudio e transcrições anonimizadas», e nota que essas transcrições podem conter informação pessoal. Indica como fundamento jurídico o consentimento ou o interesse legítimo, e diz que os dados anonimizados serão guardados em forma anonimizada.
A anonimização reduz o risco, mas não é o mesmo que a garantia de que as tuas gravações nunca são usadas. Para um advogado ou um profissional de saúde, a questão prática é se o teu plano e as suas definições mantêm as tuas reuniões totalmente fora do treino. Pergunta ao Otter, por escrito, antes de gravares algo confidencial.
O processo de 2025 contra o assistente de notas do Otter
Em agosto de 2025, foi apresentada contra o Otter uma proposta de ação coletiva num tribunal federal da Califórnia. Segundo a NPR, a queixa alega que o assistente de notas do Otter gravou pessoas que não eram utilizadoras do Otter e não tinham dado autorização, e que as gravações foram usadas para treinar o reconhecimento de voz do Otter. De acordo com a queixa, o assistente costuma pedir autorização ao anfitrião da reunião, mas não a cada participante, e pode entrar automaticamente em reuniões quando o anfitrião ligou um calendário. As alegações não foram provadas em tribunal.
O que o Otter oferece para setores regulados
Em julho de 2025, o Otter anunciou ter alcançado a conformidade com a HIPAA, que se junta à certificação SOC 2 Type II que já tinha. Se lidas com informação de doentes nos EUA, a conformidade não é automática para todas as contas: normalmente precisas de um Business Associate Agreement (BAA) com o fornecedor. Verifica que plano inclui um antes de gravares doentes.
Perguntas antes de gravar reuniões confidenciais
- Onde são guardadas as gravações, e durante quanto tempo? Podes definir a eliminação automática?
- As gravações ou transcrições são usadas para treinar IA, mesmo anonimizadas? Podes recusar para todo o teu espaço de trabalho?
- Quem lhes pode aceder? Pessoal, prestadores externos, fornecedores de IA, anotadores de dados?
- O assistente entra automaticamente nas reuniões? Desativa a entrada automática e garante que ele se anuncia.
- Todos aceitaram ser gravados? Alguns estados norte-americanos exigem o consentimento de todas as pessoas na conversa.
- Há um BAA ou um acordo de subcontratação para o teu plano, se o teu trabalho o exigir?
As regras profissionais continuam a aplicar-se
Para os advogados norte-americanos, a Formal Opinion 512 da American Bar Association (julho de 2024) diz que, antes de introduzir informação sobre o assunto de um cliente numa ferramenta de IA generativa que possa aprender com o que recebe, um advogado precisa, em geral, do consentimento informado do cliente, e que uma cláusula-tipo na carta de contratação não chega. Médicos e terapeutas têm deveres semelhantes ao abrigo da legislação de privacidade na saúde e dos seus códigos deontológicos. Seja qual for a ferramenta escolhida, continuas responsável pelo que acontece à informação.
A alternativa: manter o áudio no teu dispositivo
Para os teus próprios ditados, memorandos e notas depois de uma reunião, a transcrição no dispositivo evita a maioria destas questões: o áudio nunca chega a um servidor, por isso não há nada para guardar, partilhar ou usar no treino. Lê como transcrever notas de voz no iPhone sem a nuvem e o nosso guia sobre ditado seguro para advogados.
Este guia resume documentos publicamente disponíveis em outubro de 2026. As políticas e os produtos do Otter mudam, por isso verifica as versões atuais antes de decidires. Não constitui aconselhamento jurídico.