Diktieren für Anwälte: So bleiben Mandantengeheimnisse aus der Cloud
Das Diktat ist zurück. Mit Telefon und KI wird ein Mandantengespräch, ein Memo oder ein Schreiben schneller denn je zu Text. Doch jedes Werkzeug, das mit Mandanteninformationen in Berührung kommt, wirft eine Frage der Vertraulichkeit auf. So denken Sie die Sache durch, mit einer praktischen Checkliste für die Wahl Ihrer Diktierlösung.
Ihre Pflicht ändert sich nicht mit dem Werkzeug
Nach ABA Model Rule 1.6(c) muss ein Anwalt angemessene Anstrengungen unternehmen, um die unbeabsichtigte oder unbefugte Offenlegung von Informationen über die Vertretung eines Mandanten sowie den unbefugten Zugriff darauf zu verhindern. Die meisten US-Bundesstaaten haben eine Fassung dieser Regel übernommen, und aus der Pflicht zur technischen Kompetenz folgt, dass Sie Ihre Werkzeuge gut genug verstehen müssen, um diese Informationen zu schützen.
Eine Diktier-App ist eines dieser Werkzeuge. Schickt sie Audio an einen Server, verwahrt nun ein Dritter Mandantengeheimnisse: der Transkriptionsanbieter, sein Cloud-Anbieter und möglicherweise menschliche Prüfer oder Schreibkräfte.
Was die ABA Formal Opinion 512 ergänzt
Im Juli 2024 veröffentlichte die ABA die Formal Opinion 512, ihre erste Leitlinie zu generativer KI. Kommentatoren haben einige Punkte herausgearbeitet, die für Diktat und KI-Zusammenfassungen wichtig sind:
- Vertraulichkeit ist das zentrale Anliegen. Die Stellungnahme weist auf das Offenlegungsrisiko hin, wenn Mandanteninformationen in „selbstlernende“ KI-Werkzeuge gelangen, selbst in solche, die nur innerhalb einer Kanzlei genutzt werden.
- Eine informierte Einwilligung kann nötig sein. Bevor Anwälte Informationen über ein Mandat in ein selbstlernendes Werkzeug eingeben, sollten sie in der Regel die informierte Einwilligung des Mandanten einholen.
- Standardklauseln reichen nicht. Eine allgemeine Klausel in der Mandatsvereinbarung gilt nicht als informierte Einwilligung.
- Es ist eine Leitlinie, kein Gesetz. ABA-Stellungnahmen sind nicht bindend, aber einflussreich. Prüfen Sie, was Ihre zuständige Anwaltskammer dazu gesagt hat.
Transkription in der Cloud oder auf dem Gerät
Cloud-Diktierdienste laden Ihre Aufnahme hoch, transkribieren sie auf ihren Servern und bewahren Audio und Text oft eine Zeit lang auf. Menschliche Transkriptionsdienste fügen eine weitere Ebene hinzu: Personen außerhalb Ihrer Kanzlei hören die Aufnahme.
Die Transkription auf dem Gerät führt die Spracherkennung auf Ihrem Telefon oder Computer aus. Die Aufnahme bleibt bei Ihnen. Damit fällt der Dritte weg, und die Prüfung der Vertraulichkeit wird viel einfacher.
Eine Checkliste für jede Diktier-App
- Wo wird die Aufnahme verarbeitet? Auf Ihrem Gerät oder auf den Servern des Anbieters?
- Wird etwas gespeichert? Audio, Transkripte und Zusammenfassungen: von wem, und wie lange?
- Werden Ihre Inhalte zum Training von Modellen verwendet? Achten Sie auf ein ausdrückliches „nie“, nicht auf „kann zur Verbesserung unserer Dienste genutzt werden“.
- Wer hat Zugriff? Mitarbeiter des Anbieters, Auftragnehmer, menschliche Transkriptoren, Unterauftragsverarbeiter.
- Wie sind die Daten geschützt? Verschlüsselung auf dem Gerät und bei der Übertragung, dazu eine Sperre für die App selbst.
- Braucht die App ein Konto? Ein Konto bedeutet meist, dass Daten mit dem Anbieter synchronisiert werden.
- Können Sie sauber exportieren? Als Word-Datei oder PDF, bereit für Ihr Dokumentenmanagementsystem.
- Können Sie alles löschen? Einschließlich der Kopien beim Anbieter.
Ein Diktier-Workflow mit Datenschutz an erster Stelle
- Diktieren Sie Memos, Gesprächsvermerke und Schreiben mit einer App, die auf dem Gerät transkribiert.
- Legen Sie Transkripte nach Akte ab, in einem verschlüsselten und gesperrten Bereich.
- Prüfen Sie Namen, Daten, Beträge und Fundstellen, bevor Sie sich auf ein Transkript oder eine Zusammenfassung verlassen.
- Exportieren Sie den endgültigen Text in Ihr Dokumentenmanagementsystem und löschen Sie dann die Aufnahme, sofern Ihre Aufbewahrungsrichtlinie das erlaubt.
- Wenn Sie ein Gespräch mit einem Mandanten oder sonst jemandem aufnehmen, holen Sie die Einwilligung der Beteiligten ein und halten Sie sich an die örtlichen Gesetze zu Aufnahmen.
Hinweis: Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ist keine Rechtsberatung. Es gelten die Berufsregeln und Ethik-Stellungnahmen Ihrer Rechtsordnung.