การพูดบันทึกสำหรับทนายความ: วิธีเก็บความลับของลูกความให้ห่างจากคลาวด์
การพูดบันทึกกลับมาแล้ว ด้วยโทรศัพท์และ AI การเปลี่ยนการประชุมกับลูกความ บันทึกช่วยจำ หรือจดหมายให้เป็นข้อความทำได้เร็วกว่าที่เคย แต่ทุกเครื่องมือที่แตะข้อมูลของลูกความล้วนทำให้เกิดคำถามเรื่องการรักษาความลับ นี่คือวิธีคิดเรื่องนี้ พร้อมรายการตรวจสอบที่ใช้ได้จริงสำหรับเลือกเครื่องมือพูดบันทึก
หน้าที่ของคุณไม่เปลี่ยนไปตามเครื่องมือ
ตาม ABA Model Rule 1.6(c) ทนายความต้องใช้ความพยายามตามสมควรเพื่อป้องกันการเปิดเผยข้อมูลที่เกี่ยวกับการเป็นตัวแทนลูกความโดยไม่ตั้งใจหรือโดยไม่ได้รับอนุญาต รวมถึงการเข้าถึงข้อมูลนั้นโดยไม่ได้รับอนุญาต รัฐส่วนใหญ่ในสหรัฐฯ นำกฎนี้ไปใช้ในรูปแบบใดรูปแบบหนึ่ง และหน้าที่ด้านความสามารถทางเทคโนโลยีหมายความว่าคุณควรเข้าใจเครื่องมือที่ใช้ดีพอที่จะปกป้องข้อมูลนั้น
แอปพูดบันทึกก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือเหล่านั้น หากแอปส่งเสียงขึ้นเซิร์ฟเวอร์ ตอนนี้บุคคลที่สามก็ถือความลับของลูกความอยู่: ผู้ให้บริการถอดความ ผู้ให้บริการคลาวด์ของบริษัทนั้น และอาจรวมถึงผู้ตรวจทานหรือพนักงานพิมพ์
ABA Formal Opinion 512 เพิ่มอะไรเข้ามา
ในเดือนกรกฎาคม 2024 ABA ออก Formal Opinion 512 ซึ่งเป็นแนวทางแรกขององค์กรเกี่ยวกับ Generative AI ผู้วิจารณ์ได้ชี้ประเด็นสำคัญหลายข้อสำหรับการพูดบันทึกและการสรุปด้วย AI:
- การรักษาความลับเป็นประเด็นหลัก ความเห็นนี้ระบุถึงความเสี่ยงในการเปิดเผยข้อมูลเมื่อนำข้อมูลลูกความเข้าสู่เครื่องมือ AI ที่ “เรียนรู้ด้วยตัวเอง” รวมถึงเครื่องมือที่ใช้เฉพาะภายในสำนักงาน
- อาจต้องได้รับความยินยอมโดยได้รับแจ้ง ก่อนนำข้อมูลเกี่ยวกับการเป็นตัวแทนเข้าสู่เครื่องมือที่เรียนรู้ด้วยตัวเอง โดยทั่วไปทนายความควรได้รับความยินยอมโดยได้รับแจ้งจากลูกความ
- ข้อความสำเร็จรูปไม่เพียงพอ ข้อกำหนดทั่วไปในหนังสือว่าจ้างไม่ถือเป็นความยินยอมโดยได้รับแจ้ง
- นี่เป็นแนวทาง ไม่ใช่กฎหมาย ความเห็นของ ABA ไม่มีผลผูกพัน แต่มีอิทธิพล ตรวจดูว่าสภาทนายความในพื้นที่ของคุณว่าไว้อย่างไร
การถอดความบนคลาวด์กับบนอุปกรณ์
บริการพูดบันทึกบนคลาวด์อัปโหลดเสียงของคุณ ถอดความบนเซิร์ฟเวอร์ของตน และมักเก็บทั้งเสียงและข้อความไว้ระยะหนึ่ง บริการถอดความโดยมนุษย์เพิ่มอีกชั้น: คนนอกสำนักงานของคุณฟังไฟล์บันทึก
การถอดความบนอุปกรณ์รันการรู้จำเสียงพูดบนโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ของคุณโดยตรง เสียงอยู่กับคุณ ทำให้ไม่มีบุคคลที่สามเกี่ยวข้อง และการประเมินเรื่องการรักษาความลับง่ายขึ้นมาก
รายการตรวจสอบสำหรับแอปพูดบันทึกทุกตัว
- เสียงถูกประมวลผลที่ไหน? บนอุปกรณ์ของคุณ หรือบนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการ?
- มีอะไรถูกเก็บไว้ไหม? เสียง บทถอดความ และบทสรุป: ใครเก็บ และนานเท่าไร?
- เนื้อหาของคุณถูกใช้ฝึกโมเดลไหม? มองหาคำมั่นว่า “ไม่เคย” ที่ชัดเจน ไม่ใช่ “อาจถูกใช้เพื่อปรับปรุงบริการของเรา”
- ใครเข้าถึงได้บ้าง? พนักงานของผู้ให้บริการ ผู้รับจ้าง ผู้ถอดความ ผู้ประมวลผลช่วง
- ปกป้องอย่างไร? การเข้ารหัสบนอุปกรณ์และระหว่างส่ง พร้อมล็อกสำหรับตัวแอปเอง
- ต้องมีบัญชีไหม? การมีบัญชีมักหมายความว่าข้อมูลถูกซิงค์ไปยังผู้ให้บริการ
- ส่งออกได้เรียบร้อยไหม? เป็น Word หรือ PDF พร้อมสำหรับระบบจัดการเอกสารของคุณ
- ลบได้ทั้งหมดไหม? รวมถึงสำเนาที่ผู้ให้บริการเก็บไว้
ขั้นตอนการพูดบันทึกที่ให้ความสำคัญกับความเป็นส่วนตัว
- พูดบันทึกช่วยจำ บันทึกการประชุม และจดหมาย ด้วยแอปที่ถอดความบนอุปกรณ์
- จัดเก็บบทถอดความตามคดี ในที่ที่เข้ารหัสและล็อก
- ตรวจสอบชื่อ วันที่ จำนวนเงิน และการอ้างอิง ก่อนนำบทถอดความหรือบทสรุปใด ๆ ไปใช้
- ส่งออกข้อความฉบับสุดท้ายไปยังระบบจัดการเอกสาร แล้วลบเสียงหากนโยบายการเก็บรักษาของคุณอนุญาต
- หากบันทึกการประชุมกับลูกความหรือบุคคลอื่น ให้ขอความยินยอมและปฏิบัติตามกฎหมายเกี่ยวกับการบันทึกเสียงในพื้นที่ของคุณ
หมายเหตุ: คู่มือนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย กฎจรรยาบรรณวิชาชีพและความเห็นด้านจริยธรรมในเขตอำนาจของคุณยังคงมีผลบังคับ