Dictalock

Wie viel Zeit spart Diktieren Anwältinnen und Anwälten sowie Therapeutinnen und Therapeuten? Die echte Rechnung

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Alle, die beruflich Notizen machen, kennen das Gefühl: Die Sitzung oder das Gespräch endet, und die eigentliche Arbeit beginnt – das Aufschreiben. Diktieren verspricht, einen Teil dieser Zeit zurückzugeben. Aber wie viel, und lohnt es sich dafür zu zahlen? Hier ist die Rechnung, mit echten Zahlen und einem Arbeitsblatt, das Sie mit Ihren eigenen Werten füllen können.

Wohin die Zeit geht

Anwältinnen und Anwälte. Der Legal Trends Report 2017 von Clio, eine der meistzitierten Studien zur Arbeitszeit in Kanzleien, ergab, dass im Durchschnitt nur 2,3 Stunden eines 8-Stunden-Tages in Rechnung gestellt wurden – eine Auslastungsquote von 29 %. Verwaltungsarbeit wie Abrechnung, Büroaufgaben und Technik nahm 48 % der Zeit ein. Nicht alles davon ist Notieren, aber Aktennotizen, Gesprächsnotizen und Schreiben machen einen großen Teil des nicht abrechenbaren Tages aus.

Therapeutinnen und Therapeuten. Eine Umfrage von Barbara Griswold, LMFT, einer Trainerin für klinische Dokumentation, ergab, dass Therapeutinnen und Therapeuten mit etwa 18 Klienten pro Woche rund 2,5 Stunden pro Woche oder 10 Stunden im Monat mit Notizen verbrachten. Erstgespräche, Krisennotizen oder komplexe Fälle, die länger dauern, sind dabei nicht eingerechnet.

Ärztinnen und Ärzte kennen das gleiche Muster: Patientenbriefe und Notizen, die sich nach der Sprechstunde stapeln und oft am Abend erledigt werden.

Warum Sprechen schneller ist als Tippen

Die meisten Menschen sprechen mehrmals schneller, als sie tippen. Eine Notiz, für die Sie zehn Minuten tippen würden, lässt sich oft in zwei oder drei Minuten diktieren, solange die Details noch frisch sind. Der Haken war schon immer der zweite Schritt: das Transkript aufräumen. Genau hier verändern Zusammenfassungen auf dem Gerät die Gleichung, weil sie aus einer langen Aufnahme Kernpunkte oder ein sauberes Memo machen.

Das Arbeitsblatt

Tragen Sie Ihre eigenen Werte ein:

  1. Notizen pro Woche: Sitzungen, Meetings oder Gespräche, die Sie verschriftlichen.
  2. Minuten pro Notiz heute: vom Öffnen des Dokuments bis zum Ablegen.
  3. Minuten pro Notiz mit Diktieren: eine realistische Schätzung ist ein Drittel bis die Hälfte Ihrer aktuellen Zeit, einschließlich kurzer Durchsicht.
  4. Gesparte Stunden pro Woche = Notizen × (Minuten heute − Minuten mit Diktieren) ÷ 60.
  5. Wert pro Woche = gesparte Stunden × Ihr Stundensatz (oder was Ihnen ein Abend zu Hause wert ist).

Rechenbeispiel: eine Therapiepraxis

18 Klienten pro Woche, 10 Minuten pro Notiz heute, etwa 4 Minuten mit Diktieren und kurzer Kontrolle:

Rechenbeispiel: eine Einzelkanzlei

15 Gesprächsnotizen, Aktenvermerke und kurze Schreiben pro Woche, heute je 15 Minuten, diktiert etwa 6 Minuten:

Das sind Schätzungen, keine Versprechen: Ihre Ersparnis hängt davon ab, wie Sie arbeiten. Aber selbst mit vorsichtigen Zahlen finanziert sich eine Diktier-App, die 14,99 € im Monat kostet, schon in den ersten gesparten Minuten.

Die versteckten Kosten: Datenschutz

Die schnellsten Werkzeuge schicken Ihre Aufnahmen oft auf einen Server zur Transkription, und manche nutzen sie zum Trainieren von KI. Bei vertraulicher Arbeit kann diese Ersparnis einen Preis haben, der auf keiner Rechnung steht: ein Mandantengeheimnis auf einem fremden Server. Lesen Sie vor Ihrer Wahl Diktieren für Anwälte: So bleiben Mandantengeheimnisse aus der Cloud oder Sind KI-Dokumentationsassistenten für Therapienotizen sicher?.

Die Zeit wirklich zurückgewinnen

Dictalock ist für genau diese Routine gebaut: zwischen den Terminen aufnehmen, Transkript und Zusammenfassung auf dem iPhone erhalten, nach Mandant abgelegt und mit einem Schlüssel verschlüsselt, den nur Sie besitzen. Siehe So funktioniert Dictalock.

Quellen