Ist Otter.ai sicher für vertrauliche Meetings?
Otter.ai ist einer der bekanntesten KI-Meeting-Assistenten: Er nimmt an Ihren Calls teil, transkribiert sie und schreibt Zusammenfassungen. Das ist bequem, doch wenn es in Ihren Meetings um Mandantengeheimnisse oder Patientendaten geht, ist Bequemlichkeit nicht die einzige Frage. Hier steht, was Otters eigene Dokumente sagen und was Sie prüfen sollten, bevor Sie Otter oder einen anderen Cloud-Notetaker für vertrauliche Arbeit einsetzen.
So funktioniert Otter
Otter ist ein Cloud-Dienst. Aufnahmen werden hochgeladen, auf den Systemen von Otter transkribiert und in Ihrem Konto gespeichert, damit Sie sie durchsuchen, teilen und zusammenfassen können. Die Datenschutzerklärung nennt Amazon Web Services mit Sitz in den USA als Anbieter, auf den sich Otter für Rechenleistung und Datenspeicherung stützt. Sie listet außerdem weitere Dienstleister auf, die personenbezogene Daten erhalten, darunter Anbieter von KI-Diensten und von Datenannotation.
Nutzt Otter Aufnahmen zum Training seiner KI?
Die Datenschutzerklärung von Otter, gültig ab dem 16. Juni 2026, nennt unter ihren Zwecken das „Training unserer proprietären KI-Technologie mit de-identifizierten Audioaufnahmen und Transkriptionen“ und weist darauf hin, dass diese Transkriptionen personenbezogene Daten enthalten können. Als Rechtsgrundlage nennt sie Einwilligung oder berechtigte Interessen und erklärt, dass de-identifizierte Daten in de-identifizierter Form aufbewahrt werden.
De-Identifizierung verringert das Risiko, ist aber nicht dasselbe, wie wenn Ihre Aufnahmen nie genutzt würden. Für Anwälte oder Behandelnde lautet die praktische Frage, ob Ihr Tarif und seine Einstellungen Ihre Meetings ganz aus dem Training heraushalten. Fragen Sie Otter schriftlich, bevor Sie etwas Vertrauliches aufnehmen.
Die Klage von 2025 gegen den Notetaker von Otter
Im August 2025 wurde vor einem Bundesgericht in Kalifornien eine geplante Sammelklage gegen Otter eingereicht. Wie NPR berichtete, wirft die Klageschrift Otter vor, sein Notetaker habe Personen aufgezeichnet, die keine Otter-Nutzer waren und nicht zugestimmt hatten, und die Aufnahmen seien zum Training der Spracherkennung von Otter verwendet worden. Laut Klageschrift bittet der Notetaker in der Regel den Gastgeber des Meetings um Erlaubnis, aber nicht jeden Teilnehmer, und kann Meetings automatisch beitreten, wenn der Gastgeber einen Kalender verbunden hat. Die Vorwürfe sind vor Gericht nicht bewiesen.
Was Otter für regulierte Branchen bietet
Im Juli 2025 gab Otter bekannt, HIPAA-Konformität erreicht zu haben, zusätzlich zur bestehenden SOC-2-Type-II-Zertifizierung. Wenn Sie in den USA mit Patientendaten arbeiten, gilt die Konformität nicht automatisch für jedes Konto: In der Regel brauchen Sie ein Business Associate Agreement (BAA) mit dem Anbieter. Prüfen Sie, welcher Tarif eines enthält, bevor Sie Patienten aufnehmen.
Fragen vor der Aufnahme vertraulicher Meetings
- Wo werden Aufnahmen gespeichert, und wie lange? Können Sie eine automatische Löschung einstellen?
- Werden Aufnahmen oder Transkripte zum Training von KI genutzt, auch de-identifiziert? Können Sie dies für Ihren gesamten Workspace abschalten?
- Wer hat Zugriff darauf? Mitarbeiter, Auftragnehmer, KI-Anbieter, Datenannotierer?
- Tritt der Notetaker Meetings automatisch bei? Schalten Sie den automatischen Beitritt aus und sorgen Sie dafür, dass er sich ankündigt.
- Haben alle der Aufnahme zugestimmt? Manche US-Bundesstaaten verlangen die Zustimmung aller Gesprächsbeteiligten.
- Gibt es ein BAA oder einen Auftragsverarbeitungsvertrag für Ihren Tarif, falls Ihre Arbeit das erfordert?
Berufsregeln gelten weiterhin
Für US-Anwälte stellt die Formal Opinion 512 der American Bar Association (Juli 2024) fest, dass ein Anwalt in der Regel die informierte Einwilligung des Mandanten braucht, bevor er Informationen über dessen Angelegenheit in ein generatives KI-Werkzeug eingibt, das aus den Eingaben lernen kann, und dass Standardklauseln in einer Mandatsvereinbarung nicht genügen. Ärzte und Therapeuten haben ähnliche Pflichten nach dem Gesundheitsdatenschutzrecht und ihren Berufsordnungen. Welches Werkzeug Sie auch wählen, Sie bleiben dafür verantwortlich, was mit den Informationen geschieht.
Die Alternative: die Aufnahme auf Ihrem Gerät behalten
Für Ihre eigenen Diktate, Memos und Notizen nach einem Meeting erspart Ihnen die Transkription auf dem Gerät die meisten dieser Fragen: Die Aufnahme erreicht nie einen Server, es gibt also nichts zu speichern, zu teilen oder zum Training zu nutzen. Lesen Sie Sprachnotizen auf dem iPhone ohne Cloud transkribieren und unseren Ratgeber zum sicheren Diktieren für Anwälte.
Dieser Ratgeber fasst öffentlich zugängliche Dokumente mit Stand Oktober 2026 zusammen. Die Richtlinien und Produkte von Otter ändern sich, prüfen Sie daher die aktuellen Fassungen, bevor Sie entscheiden. Er ist keine Rechtsberatung.