Hoeveel tijd bespaart dicteren een advocaat of therapeut? De rekensom
Iedere professional die verslagen bijhoudt kent het gevoel: de sessie of vergadering is voorbij en dan begint het echte werk: het uitschrijven. Dicteren belooft een deel van die tijd terug te geven. Maar hoeveel, en is het de kosten waard? Hier is de rekensom, met echte cijfers en een werkblad dat je met je eigen getallen kunt invullen.
Waar de tijd naartoe gaat
Advocaten. Uit het Legal Trends Report van Clio uit 2017, een van de meest aangehaalde onderzoeken naar de tijdsbesteding in advocatenkantoren, bleek dat de gemiddelde advocaat van een werkdag van 8 uur maar 2,3 uur declareerde: een declarabiliteit van 29%. Administratief werk zoals declareren, kantoorzaken en technologie nam 48% van de tijd in beslag. Dat is niet allemaal verslaglegging, maar dossiernotities, gespreksnotities en brieven vormen een groot deel van de niet-declarabele dag.
Therapeuten. Uit een enquête van Barbara Griswold, LMFT, trainer op het gebied van klinische verslaglegging, bleek dat therapeuten met ongeveer 18 cliënten per week zo’n 2,5 uur per week, oftewel 10 uur per maand, bezig waren met het schrijven van verslagen. Intakes, crisisverslagen en complexe casussen, die meer tijd kosten, zijn daarbij niet meegerekend.
Artsen zien hetzelfde patroon: patiëntbrieven en notities die zich na het spreekuur opstapelen en vaak ’s avonds worden afgemaakt.
Waarom spreken sneller gaat dan typen
De meeste mensen spreken meerdere keren sneller dan ze typen. Een notitie waar je tien minuten voor nodig hebt, kun je vaak in twee of drie minuten dicteren, terwijl de details nog vers zijn. Het addertje zat altijd in de tweede stap: het opschonen van de transcriptie. Juist daar veranderen samenvattingen op het apparaat de rekensom: ze maken van een langdradige opname kernpunten of een nette memo.
Het werkblad
Vul je eigen cijfers in:
- Verslagen per week: sessies, vergaderingen of gesprekken die je uitschrijft.
- Minuten per verslag nu: van het openen van het document tot het opbergen.
- Minuten per verslag met dicteren: een realistische schatting is een derde tot de helft van je huidige tijd, inclusief een snelle controle.
- Bespaarde uren per week = verslagen × (minuten nu − minuten met dicteren) ÷ 60.
- Waarde per week = bespaarde uren × je uurtarief (of wat een avond thuis je waard is).
Uitgewerkt voorbeeld: een therapeut
18 cliënten per week, 10 minuten per verslag nu, ongeveer 4 minuten met dicteren en een snelle controle:
- 18 × (10 − 4) = 108 minuten, oftewel 1,8 uur per week.
- Over 46 werkweken is dat ongeveer 83 uur per jaar, ruwweg twee volle werkweken.
Uitgewerkt voorbeeld: een advocaat met een eigen praktijk
15 gespreksnotities, dossiernotities en korte brieven per week, nu 15 minuten per stuk, ongeveer 6 minuten gedicteerd:
- 15 × (15 − 6) = 135 minuten, oftewel 2,25 uur per week.
- Bij $250 per uur is dat tijd met een waarde van ongeveer $560 per week, of je die nu declareert of thuis doorbrengt.
Dit zijn schattingen, geen beloftes: je tijdwinst hangt af van hoe je werkt. Maar zelfs met voorzichtige cijfers verdient een dicteerapp van € 14,99 per maand zichzelf terug bij de eerste paar bespaarde minuten.
De verborgen kosten: privacy
De snelste tools sturen je opnames vaak naar een server om ze te transcriberen, en sommige gebruiken ze om AI te trainen. Bij vertrouwelijk werk kan die tijdwinst gepaard gaan met een prijs die op geen enkele factuur staat: een cliëntgeheim op de server van een ander. Lees voordat je kiest veilig dicteren voor advocaten of zijn AI-notulisten veilig voor therapieverslagen?
De tijd echt terugwinnen
- Dicteer direct na de sessie, in de twee minuten voor de volgende, terwijl de details nog vers zijn.
- Gebruik een structuur. Voor therapieverslagen een sjabloon als SOAP; voor juridische notities: wie, wat, beslissingen, vervolgstappen.
- Controleer één keer en berg het op. Ga geen transcriptie oppoetsen die je ook kunt samenvatten.
- Houd alles geordend per cliënt, zodat je later niet hoeft te zoeken.
Dictalock is gemaakt voor deze routine: neem op tussen afspraken door, krijg een transcriptie en samenvatting op je iPhone, geordend per cliënt en versleuteld met een sleutel die alleen jij hebt. Lees zo werkt Dictalock.