Alternatieven voor Otter.ai voor vertrouwelijk werk: 5 opties vergeleken

27 oktober 2026 · 7 min lezen

Otter.ai is snel en handig, en voor een korte teammeeting is het misschien alles wat je nodig hebt. Maar neem je cliënten, patiënten of bestuursdiscussies op, dan is nauwkeurigheid niet de eerste vraag. De eerste vraag is waar je audio naartoe gaat en wat daar mee gebeurt. Dit zijn vijf alternatieven, vergeleken op de punten die ertoe doen bij vertrouwelijk werk.

Waarom mensen een alternatief zoeken

Otter verwerkt je opnames op zijn servers. Het privacybeleid (van kracht sinds juni 2026) zegt dat Otter zijn AI traint op geanonimiseerde audio-opnames en op transcripties, die ‘persoonsgegevens kunnen bevatten’. In augustus 2025 werd in een class action gesteld dat de notulist mensen in vergaderingen opnam zonder hun toestemming. Voor een advocaat, arts of therapeut zijn dat veel vragen om te beantwoorden voordat je op de opnameknop drukt. Onze gids Is Otter.ai veilig voor vertrouwelijke vergaderingen? gaat er uitgebreid op in.

De vier vragen om te vergelijken

1. Waar wordt de audio getranscribeerd? Op je apparaat, of op de server van iemand anders?
2. Wordt het gebruikt om AI te trainen? En is dat de standaard, of iets wat je moet uitzetten?
3. Wie kan je notities lezen? Kan het bedrijf ze openen, of iedereen die het daarom vraagt?
4. Past het bij je werkdag? Samenvattingen, ordenen per cliënt en exporteren zijn net zo belangrijk als de transcriptie.

Optie 1: Fireflies.ai (cloud, geen AI-training)

Fireflies lijkt het meest op een rechtstreekse vervanging: een vergaderbot die aan je videogesprekken deelneemt, ze transcribeert en samenvat. Volgens de beveiligingsgids wordt je vergaderinhoud, inclusief audio, transcripties en samenvattingen, ‘nooit gebruikt om AI-modellen te trainen’, ook niet door AI-leveranciers waarmee Fireflies samenwerkt.

• Voordelen: teamfuncties, integraties, sterke samenvattingen en een duidelijke belofte dat er niet wordt getraind.
• Nadeel: je opnames worden nog steeds in de cloud verwerkt en opgeslagen, en een bot die aan het gesprek deelneemt kan cliënten een ongemakkelijk gevoel geven. Je vertrouwt op het beleid en de beveiliging van het bedrijf, niet op techniek die de opnames buiten bereik houdt.

Optie 2: Dictafoon en Notities van Apple (ingebouwd, gratis)

Sinds iOS 18 kunnen Dictafoon en Notities opnames op de iPhone zelf transcriberen. Het kost niets en de audio hoeft de telefoon niet te verlaten.

• Voordelen: gratis, privé transcriberen van korte memo’s; Notities kun je vergrendelen met Face ID.
• Nadeel: geen samenvattingen, geen ordening per cliënt of dossier, en opnames synchroniseren met iCloud als synchronisatie aanstaat. Lees spraaknotities transcriberen op je iPhone zonder de cloud voor de details.

Optie 3: Aiko (transcriptie op het apparaat)

Aiko, van de onafhankelijke ontwikkelaar Sindre Sorhus, draait het spraakmodel Whisper van OpenAI op je iPhone of Mac. Volgens de App Store-pagina verlaat niets je apparaat. Je betaalt één keer en het ondersteunt ongeveer 100 talen.

• Voordelen: nauwkeurige, privé transcriptie van langere opnames, zonder abonnement.
• Nadeel: het is een transcriptietool, geen workflow: geen live transcriptie, geen sprekerherkenning, geen samenvattingen en geen ordening per zaak.

Optie 4: Otter.ai met strengere instellingen

Is je kantoor aan Otter gebonden, dan kun je het risico verkleinen: zet automatisch deelnemen aan vergaderingen uit, vertel iedereen dat je opneemt, verwijder opnames die je niet meer nodig hebt en vraag voor gezondheidsgegevens of je abonnement een Business Associate Agreement (BAA) bevat. Dat beperkt de blootstelling, maar je opnames staan nog steeds op de servers van Otter, onder het beleid van Otter.

Optie 5: Dictalock (op het apparaat en versleuteld, binnenkort beschikbaar)

We bouwen Dictalock precies voor deze leemte. De app neemt op, transcribeert en vat samen op je iPhone, werkt in vliegtuigmodus en versleutelt elke notitie met een sleutel die alleen jij hebt. Opnames worden geordend per cliënt, patiënt of zaak, en je exporteert naar Word of pdf wanneer je er klaar voor bent. Geen account, geen server die je audio ontvangt, en niets dat wordt gebruikt om AI te trainen. Lees zo werkt Dictalock.

In één oogopslag

Welke moet je kiezen?

• Interne teamvergaderingen, niets gevoeligs: een cloudtool als Fireflies of Otter is prima.
• Af en toe een privémemo: Dictafoon of Notities, vergrendeld.
• Lange opnames die je alleen als tekst nodig hebt: Aiko.
• Dagelijkse gesprekken met cliënten, patiënten of het bestuur: let dan op transcriptie op het apparaat, versleuteling die jij beheert en ordening per cliënt. Daar is Dictalock voor gemaakt.

Wat je ook kiest, lees zelf het actuele privacybeleid voordat je iets vertrouwelijks opneemt: beleid verandert, en wat telt is wat er staat op de dag dat je op de opnameknop drukt.