Is Otter.ai veilig voor vertrouwelijke vergaderingen?

24 oktober 2026 · 7 min lezen

Otter.ai is een van de bekendste AI-vergaderassistenten: het neemt deel aan je calls, transcribeert ze en schrijft samenvattingen. Dat is handig, maar als het in je vergaderingen gaat om vertrouwelijke cliëntinformatie of patiëntgegevens, is gemak niet de enige vraag. Dit staat er in de eigen documenten van Otter, en dit controleer je voordat je Otter, of welke cloudnotulist dan ook, gebruikt voor vertrouwelijk werk.

Hoe Otter werkt

Otter is een clouddienst. Opnames worden geüpload, op de systemen van Otter getranscribeerd en in je account bewaard, zodat je ze kunt doorzoeken, delen en samenvatten. Het privacybeleid noemt Amazon Web Services, gevestigd in de Verenigde Staten, als leverancier waarop Otter vertrouwt voor rekenkracht en gegevensopslag. Het noemt ook andere leveranciers die persoonsgegevens ontvangen, waaronder aanbieders van AI-diensten en van datalabeling.

Gebruikt Otter opnames om zijn AI te trainen?

Het privacybeleid van Otter, geldig vanaf 16 juni 2026, noemt onder de doeleinden ‘het trainen van onze eigen AI-technologie op geanonimiseerde audio-opnames en transcripties’ en merkt op dat die transcripties persoonsgegevens kunnen bevatten. Als rechtsgrond noemt het toestemming of gerechtvaardigd belang, en het zegt dat geanonimiseerde gegevens in geanonimiseerde vorm worden bewaard.

Anonimisering verkleint het risico, maar is niet hetzelfde als de garantie dat je opnames nooit worden gebruikt. Voor een advocaat of zorgverlener is de praktische vraag of je abonnement en de instellingen ervan je vergaderingen volledig buiten de training houden. Vraag het Otter schriftelijk voordat je iets vertrouwelijks opneemt.

De rechtszaak uit 2025 over de notulist van Otter

In augustus 2025 werd bij een federale rechtbank in Californië een voorgestelde class action tegen Otter aangespannen. Volgens NPR stelt de aanklacht dat de notulist van Otter mensen heeft opgenomen die geen Otter-gebruiker waren en er niet mee hadden ingestemd, en dat de opnames zijn gebruikt om de spraakherkenning van Otter te trainen. Volgens de aanklacht vraagt de notulist meestal de organisator van de vergadering om toestemming, maar niet elke deelnemer, en kan die automatisch aan vergaderingen deelnemen als de organisator een agenda heeft gekoppeld. De beschuldigingen zijn niet in de rechtbank bewezen.

Wat Otter biedt voor gereguleerd werk

In juli 2025 maakte Otter bekend dat het aan HIPAA voldoet, naast de bestaande SOC 2 Type II-certificering. Werk je in de VS met patiëntgegevens, dan geldt die naleving niet automatisch voor elk account: meestal heb je een Business Associate Agreement (BAA) met de leverancier nodig. Controleer welk abonnement er een bevat voordat je patiënten opneemt.

Vragen voordat je vertrouwelijke vergaderingen opneemt

1. Waar worden opnames bewaard, en hoelang? Kun je automatisch verwijderen instellen?
2. Worden opnames of transcripties gebruikt om AI te trainen, ook geanonimiseerd? Kun je je hele werkruimte afmelden?
3. Wie heeft er toegang toe? Personeel, ingehuurde krachten, AI-aanbieders, datalabelers?
4. Neemt de notulist automatisch deel aan vergaderingen? Zet automatisch deelnemen uit en zorg dat de notulist zich aankondigt.
5. Heeft iedereen ingestemd met de opname? Sommige Amerikaanse staten eisen de toestemming van iedereen in het gesprek.
6. Is er een BAA of verwerkersovereenkomst voor je abonnement, als je werk dat vereist?

Beroepsregels blijven gelden

Voor Amerikaanse advocaten stelt Formal Opinion 512 van de American Bar Association (juli 2024) dat een advocaat in de regel de geïnformeerde toestemming van de cliënt nodig heeft voordat die informatie over de zaak van de cliënt invoert in een generatieve AI-tool die kan leren van wat die krijgt, en dat een standaardclausule in de opdrachtbevestiging niet volstaat. Artsen en therapeuten hebben vergelijkbare plichten op grond van de wetgeving over medische privacy en hun beroepscodes. Welke tool je ook kiest, je blijft verantwoordelijk voor wat er met de informatie gebeurt.

Het alternatief: houd de audio op je apparaat

Voor je eigen dictaten, memo’s en aantekeningen na een vergadering voorkomt transcriptie op het apparaat de meeste van deze vragen: de audio bereikt nooit een server, dus er is niets om te bewaren, te delen of op te trainen. Lees spraaknotities transcriberen op je iPhone zonder de cloud en onze gids over veilig dicteren voor advocaten.

Deze gids vat openbaar beschikbare documenten samen zoals die er in oktober 2026 uitzagen. Het beleid en de producten van Otter veranderen, dus controleer de actuele versies voordat je beslist. Dit is geen juridisch advies.