HIPAA-yhteensopivat sanelusovellukset: mitä tarkistaa
Jos sanelet potilasmuistiinpanoja, kirjeitä tai istuntojen yhteenvetoja, sanelusovelluksesi käsittelee suojattuja terveystietoja. Moni sovellus kutsuu itseään ”HIPAA-yhteensopivaksi”, mutta HIPAA ei sertifioi tuotteita, ja merkintä voi tarkoittaa hyvin eri asioita. Tässä on, millä todella on merkitystä, kun valitset HIPAA-yhteensopivaa sanelusovellusta, sekä tarkistuslista käytettäväksi ennen ensimmäistäkään sanelua.
Virallista ”HIPAA-yhteensopiva”-merkintää ei ole
Yhdysvaltain terveysministeriö (HHS) ei sertifioi eikä hyväksy tuotteita HIPAA-yhteensopiviksi. HHS on myös todennut, ettei se tunnusta yksityisten organisaatioiden ”sertifiointeja” eivätkä ne vapauta terveydenhuollon toimijoita omista velvollisuuksistaan. Kun palveluntarjoaja siis sanoo ”HIPAA-yhteensopiva”, pidä sitä tarkistettavana väitteenä, ei takuuna. Vaatimustenmukaisuus riippuu siitä, miten työkalu käsittelee tietoja, mitä sopimuksia on tehty ja miten käytät sitä.
Ratkaiseva kysymys: saako palveluntarjoaja koskaan potilastietoja?
HIPAA:n mukaan yritys, joka luo, vastaanottaa, säilyttää tai välittää suojattuja terveystietoja terveydenhuollon toimijan puolesta, on business associate. Ennen kuin jaat sen kanssa potilastietoja, tarvitset business associate agreement -sopimuksen (BAA): sopimuksen, jossa palveluntarjoaja sitoutuu suojaamaan tiedot.
Siksi on niin tärkeää, minne äänesi menee:
- Sanelu pilvessä. Tallenteesi ladataan ja litteroidaan palveluntarjoajan palvelimilla. Palveluntarjoaja saa potilastietoja, joten tarvitset BAA:n, ja luotat sen tietoturvaan, säilytyssääntöihin ja henkilöstöön.
- Salattu pilvitallennus. Vaikka palveluntarjoaja ei pystyisi lukemaan tiedostojasi, HHS:n ohjeistuksen mukaan pilvipalveluntarjoaja, joka säilyttää salattuja potilastietoja ilman avainta, on silti business associate. Tarvitset edelleen BAA:n.
- Sanelu laitteella. Jos tallennus, litterointi ja säilytys tapahtuvat kokonaan omalla puhelimellasi eikä kehittäjä koskaan saa tietoja, kehittäjä ei käsittele potilastietoja puolestasi. Omat HIPAA-velvollisuutesi ovat edelleen voimassa, alkaen laitteen suojaamisesta.
Salaus: turvaverkkosi, jos puhelin katoaa
Puhelimia katoaa ja varastetaan. HIPAA:n tietomurroista ilmoittamista koskevan säännön mukaan HHS:n ohjeiden mukaisesti salatut suojatut terveystiedot katsotaan ”suojatuiksi”, joten salatun laitteen katoaminen ei yleensä ole ilmoitettava tietomurto, kunhan myös salauksen purkuavain ei ole vaarantunut. Etsi sanelusovelluksesta seuraavia:
- Laitteella salatut tallenteet ja litteroinnit, mieluiten sovelluksen omalla lukituksella, jotta lukitsematon puhelin ei paljasta niitä.
- Puhelimen suojauslaitteiston suojaama avain, kuten Face ID ja iPhonen Secure Enclave, eikä muualle tallennettu salasana.
- Salaus siirron aikana kaikelle, mikä kuitenkin poistuu puhelimesta, kuten viennit potilastietojärjestelmääsi.
Tarkistuslista sanelusovelluksen valintaan
- Missä ääni litteroidaan? Omalla laitteellasi vai palveluntarjoajan palvelimilla? Testaa lentokonetilassa.
- Allekirjoittaako palveluntarjoaja BAA:n? Jos potilastietoja päätyy sen palvelimille, tarvitset sellaisen, ja se voi olla saatavilla vain tietyissä tilauksissa.
- Salataanko tiedot tallennettuina ja siirron aikana? Kysy, mitä standardia käytetään ja kenellä avaimet ovat.
- Käytetäänkö tietojasi tekoälyn kouluttamiseen? Etsi selvää ”ei”-vastausta, älä ”anonymisoituja tietoja voidaan käyttää”.
- Kenellä on pääsy tallenteisiin? Henkilöstöllä, alihankkijoilla, litteroijilla, tekoälypalvelujen tarjoajilla?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään, ja voitko poistaa ne kokonaan?
- Hallitsetko viennit itse? Muistiinpanon lähettämisen potilastietojärjestelmään tai vastaanoton ohjelmistoon pitää olla joka kerta sinun päätöksesi.
Muu HIPAA on edelleen voimassa
Mikään sovellus ei yksin tee sinusta vaatimustenmukaista. Pidä puhelimesi ohjelmisto ajan tasalla, käytä vahvaa pääsykoodia ja Face ID:tä, älä jaa laitetta ja noudata organisaatiosi mobiililaitteita koskevia ohjeita. Terapeuttien kannattaa myös muistaa, että psykoterapiamuistiinpanoilla on HIPAA:n mukaan lisäsuoja. Jos työskentelet vastaanotolla tai sairaalassa, keskustele vaatimustenmukaisuudesta tai tietosuojasta vastaavan kanssa ennen uuden työkalun käyttöönottoa.
Etkö ole varma, mitä äänellesi tapahtuu iPhonen sisäänrakennetussa sanelussa? Lue Onko iPhonen sanelu yksityistä?
Usein kysytyt kysymykset
Onko HIPAA-yhteensopivista sanelusovelluksista virallista luetteloa?
Ei ole. HHS ei sertifioi eikä hyväksy tuotteita, joten ”HIPAA-yhteensopiva”-merkintä on palveluntarjoajan oma väite. Tarkista, miten sovellus käsittelee tietoja ja allekirjoittaako palveluntarjoaja business associate agreement -sopimuksen, jos se saa potilastietoja.
Tarvitsenko business associate agreement -sopimuksen sanelusovellusta varten?
Tarvitset, jos palveluntarjoaja luo, vastaanottaa, säilyttää tai välittää potilastietoja puolestasi, esimerkiksi litteroimalla äänesi palvelimillaan tai tallentamalla muistiinpanosi pilveensä. Jos kaikki pysyy omalla laitteellasi eikä palveluntarjoaja saa koskaan mitään, palveluntarjoajalla ei ole potilastietoja, mutta varmista asia vaatimustenmukaisuudesta vastaavalta.
Onko iPhonen sisäänrakennettu sanelu HIPAA-yhteensopiva?
Sitä ei ole suunniteltu kliiniseksi työkaluksi. Kielestäsi ja iPhonestasi riippuen sanelu voidaan käsitellä puhelimessa tai lähettää Applen palvelimille, ja teksti päätyy siihen sovellukseen, jossa kirjoitat. iPhonen sanelun yksityisyyttä käsittelevä oppaamme kertoo, mitkä asetukset kannattaa tarkistaa.
Tekeekö salaus sovelluksesta HIPAA-yhteensopivan?
Ei yksinään, mutta sillä on suuri merkitys. HHS:n ohjeet täyttävä salaus tarkoittaa, että kadonnut tai varastettu laite ei yleensä ole ilmoitettava tietomurto. Tarvitset silti pääsynhallintaa, järkeviä käytäntöjä ja, kun palveluntarjoaja saa tietoja, business associate agreement -sopimuksen.
Tämä opas on yleistä tietoa HIPAA:sta, ei oikeudellista neuvontaa. Viimeinen sana on organisaatiosi käytännöillä ja vaatimustenmukaisuudesta vastaavalla.