Onko Otter.ai turvallinen luottamuksellisiin kokouksiin?

24. lokakuuta 2026 · 7 min lukuaika

Otter.ai on yksi tunnetuimmista tekoälyn kokousavustajista: se liittyy puheluihisi, litteroi ne ja kirjoittaa tiivistelmiä. Se on kätevää, mutta jos kokouksissasi käsitellään asiakkaiden luottamuksellisia asioita tai potilastietoja, kätevyys ei ole ainoa kysymys. Tässä on, mitä Otterin omat asiakirjat sanovat ja mitä kannattaa tarkistaa ennen kuin käytät Otteria tai mitä tahansa pilvessä toimivaa muistiinpanoavustajaa luottamukselliseen työhön.

Näin Otter toimii

Otter on pilvipalvelu. Tallenteet ladataan, litteroidaan Otterin järjestelmissä ja tallennetaan tilillesi, jotta voit hakea, jakaa ja tiivistää niitä. Tietosuojaseloste mainitsee yhdysvaltalaisen Amazon Web Servicesin palveluntarjoajana, johon Otter tukeutuu laskennassa ja tietojen tallennuksessa. Siinä luetellaan myös muita henkilötietoja vastaanottavia palveluntarjoajia, kuten tekoälypalvelujen ja datan merkinnän tarjoajia.

Käyttääkö Otter tallenteita tekoälynsä kouluttamiseen?

Otterin 16. kesäkuuta 2026 voimaan tullut tietosuojaseloste mainitsee käyttötarkoituksissaan ”oman tekoälyteknologiamme kouluttamisen anonymisoiduilla äänitallenteilla ja litteroinneilla” ja huomauttaa, että litteroinnit voivat sisältää henkilötietoja. Oikeusperusteeksi mainitaan suostumus tai oikeutettu etu, ja selosteen mukaan anonymisoidut tiedot säilytetään anonymisoidussa muodossa.

Anonymisointi pienentää riskiä, mutta se ei ole sama asia kuin se, ettei tallenteitasi käytetä koskaan. Asianajajalle tai terveydenhuollon ammattilaiselle käytännön kysymys on, pitävätkö tilauksesi ja sen asetukset kokouksesi kokonaan koulutuksen ulkopuolella. Kysy Otterilta kirjallisesti ennen kuin tallennat mitään luottamuksellista.

Vuoden 2025 kanne Otterin muistiinpanoavustajasta

Elokuussa 2025 Otteria vastaan nostettiin ehdotettu ryhmäkanne liittovaltion tuomioistuimessa Kaliforniassa. NPR:n mukaan kanteessa väitetään, että Otterin muistiinpanoavustaja tallensi ihmisiä, jotka eivät olleet Otterin käyttäjiä eivätkä olleet suostuneet tallennukseen, ja että tallenteita käytettiin Otterin puheentunnistuksen kouluttamiseen. Kanteen mukaan avustaja pyytää yleensä luvan kokouksen järjestäjältä mutta ei jokaiselta osallistujalta, ja se voi liittyä kokouksiin automaattisesti, kun järjestäjä on yhdistänyt kalenterin. Väitteitä ei ole näytetty toteen tuomioistuimessa.

Mitä Otter tarjoaa säännellylle työlle

Heinäkuussa 2025 Otter ilmoitti saavuttaneensa HIPAA-vaatimustenmukaisuuden olemassa olevan SOC 2 Type II -sertifioinnin lisäksi. Jos käsittelet potilastietoja Yhdysvalloissa, vaatimustenmukaisuus ei koske automaattisesti jokaista tiliä: tarvitset yleensä palveluntarjoajan kanssa Business Associate Agreement -sopimuksen (BAA). Tarkista, mihin tilaukseen sellainen sisältyy, ennen kuin tallennat potilaita.

Kysymyksiä ennen luottamuksellisten kokousten tallentamista

1. Missä tallenteita säilytetään ja kuinka kauan? Voitko asettaa automaattisen poiston?
2. Käytetäänkö tallenteita tai litterointeja tekoälyn kouluttamiseen, anonymisoituinakin? Voitko kieltäytyä koko työtilasi osalta?
3. Kenellä on niihin pääsy? Henkilöstöllä, alihankkijoilla, tekoälypalvelujen tarjoajilla, datan merkitsijöillä?
4. Liittyykö muistiinpanoavustaja kokouksiin automaattisesti? Poista automaattinen liittyminen käytöstä ja varmista, että avustaja ilmoittaa läsnäolostaan.
5. Ovatko kaikki suostuneet tallennukseen? Jotkin Yhdysvaltain osavaltiot edellyttävät kaikkien keskustelun osapuolten suostumusta.
6. Onko tilauksellesi saatavilla BAA tai tietojenkäsittelysopimus, jos työsi sitä edellyttää?

Ammatilliset säännöt ovat edelleen voimassa

Yhdysvaltalaisten asianajajien osalta American Bar Associationin Formal Opinion 512 (heinäkuu 2024) toteaa, että ennen kuin asianajaja syöttää asiakkaan asiaa koskevia tietoja generatiiviseen tekoälytyökaluun, joka voi oppia saamistaan tiedoista, hän tarvitsee yleensä asiakkaan tietoon perustuvan suostumuksen, eikä toimeksiantosopimuksen vakiolauseke riitä. Lääkäreillä ja terapeuteilla on vastaavia velvollisuuksia terveystietojen suojaa koskevan lainsäädännön ja ammattieettisten ohjeidensa perusteella. Valitsitpa minkä työkalun tahansa, olet edelleen vastuussa siitä, mitä tiedoille tapahtuu.

Vaihtoehto: pidä ääni omalla laitteellasi

Omissa saneluissasi, muistioissasi ja kokouksen jälkeisissä muistiinpanoissa laitteella tehtävä litterointi välttää useimmat näistä kysymyksistä: ääni ei koskaan päädy palvelimelle, joten tallennettavaa, jaettavaa tai koulutukseen käytettävää ei ole. Katso näin litteroit äänimuistiinpanot iPhonella ilman pilveä ja oppaamme turvallisesta sanelusta asianajajille.

Tämä opas tiivistää julkisesti saatavilla olevat asiakirjat lokakuun 2026 tilanteen mukaan. Otterin käytännöt ja tuotteet muuttuvat, joten tarkista ajantasaiset versiot ennen päätöstä. Opas ei ole oikeudellista neuvontaa.