Kolik času ušetří diktování advokátovi nebo terapeutovi? Skutečná čísla
Každý, kdo si vede záznamy, ten pocit zná: sezení nebo schůzka skončí a začíná ta pravá práce, tedy zápis. Diktování slibuje část toho času vrátit. Ale kolik, a vyplatí se za to platit? Tady jsou čísla, se skutečnými údaji a pracovním listem, který si můžete vyplnit vlastními hodnotami.
Kam se ten čas ztrácí
Advokáti. Zpráva Legal Trends Report od Clio z roku 2017, jedna z nejcitovanějších studií o času v advokátních kancelářích, zjistila, že průměrný advokát vykáže jen 2,3 hodiny z osmihodinového dne, tedy 29% vytížení. Administrativa, jako je vykazování, kancelářské úkoly a technologie, zabrala 48 % času. Ne všechno je psaní poznámek, ale poznámky ke spisům, záznamy o jednáních a dopisy tvoří velkou část nefakturovaného dne.
Terapeuti. Průzkum Barbary Griswold, LMFT, lektorky klinické dokumentace, zjistil, že terapeuti s přibližně 18 klienty týdně stráví psaním poznámek kolem 2,5 hodiny týdně, tedy 10 hodin měsíčně. Není v tom zahrnut vstupní rozhovor, krizové poznámky ani složité případy, které zaberou víc času.
Lékaři řeší totéž: dopisy a poznámky o pacientech, které se po ordinaci kupí a často se dodělávají večer.
Proč je mluvení rychlejší než psaní
Většina lidí mluví několikrát rychleji, než píše. Poznámku, kterou byste psali deset minut, lze často nadiktovat za dvě až tři, dokud jsou detaily čerstvé. Háček byl vždy v druhém kroku: úprava přepisu. Právě tady mění rovnici shrnutí v zařízení, která z rozvláčné nahrávky udělají hlavní body nebo úhledné memorandum.
Pracovní list
Doplňte si vlastní hodnoty:
- Poznámek za týden: sezení, schůzky nebo hovory, které zapisujete.
- Minut na poznámku dnes: od otevření dokumentu po jeho zařazení.
- Minut na poznámku s diktováním: realistický odhad je třetina až polovina současného času, včetně rychlé kontroly.
- Ušetřené hodiny za týden = poznámky × (minuty dnes − minuty s diktováním) ÷ 60.
- Hodnota za týden = ušetřené hodiny × vaše hodinová sazba (nebo to, co je pro vás večer doma k nezaplacení).
Vzorový výpočet: terapeut
18 klientů týdně, 10 minut na poznámku dnes, zhruba 4 minuty s diktováním a rychlou kontrolou:
- 18 × (10 − 4) = 108 minut, tedy 1,8 hodiny týdně.
- Za 46 pracovních týdnů je to asi 83 hodin ročně, zhruba dva celé pracovní týdny.
Vzorový výpočet: advokát ve vlastní praxi
15 záznamů o jednáních, poznámek ke spisům a krátkých dopisů týdně, dnes 15 minut každý, diktovaných kolem 6 minut:
- 15 × (15 − 6) = 135 minut, tedy 2,25 hodiny týdně.
- Při 250 $ za hodinu jde o čas v hodnotě zhruba 560 $ týdně, ať už ho vykážete, nebo strávíte doma.
Jsou to odhady, ne sliby: úspora závisí na tom, jak pracujete. I při opatrných číslech se však aplikace pro diktování za 389 Kč měsíčně zaplatí už prvními ušetřenými minutami.
Skrytá cena: soukromí
Nejrychlejší nástroje často posílají nahrávky k přepisu na server a některé je používají k trénování AI. U důvěrné práce může mít taková úspora cenu, která se neobjeví na žádné faktuře: klientské tajemství na cizím serveru. Než si vyberete, přečtěte si diktování pro advokáty nebo jsou AI zapisovatelé bezpeční pro terapeutické záznamy?
Jak ten čas skutečně získat zpět
- Diktujte hned po sezení, ve dvou minutách před dalším, dokud jsou detaily čerstvé.
- Držte se struktury. U terapeutických záznamů šablona jako SOAP, u právních poznámek kdo, co, rozhodnutí, další kroky.
- Zkontrolujte jednou a zařaďte. Neleštěte přepis, který lze shrnout.
- Ukládejte přehledně podle klienta, abyste později nehledali.
Aplikace Dictalock je pro tenhle režim vytvořená: nahrávejte mezi schůzkami, přepis i shrnutí dostanete ve svém iPhonu, zařazené podle klienta a zašifrované klíčem, který máte jen vy. Viz jak funguje Dictalock.