Aplikace pro diktování v souladu s HIPAA: co ověřit
Pokud diktujete záznamy o pacientech, dopisy nebo shrnutí sezení, pracuje vaše aplikace pro diktování s chráněnými zdravotními informacemi. Mnoho aplikací se označuje jako „v souladu s HIPAA“, ale HIPAA produkty necertifikuje a toto označení může znamenat velmi různé věci. Tady je, na čem při výběru aplikace pro diktování v souladu s HIPAA opravdu záleží, a kontrolní seznam, který použijete dřív, než nadiktujete první záznam.
Oficiální označení „v souladu s HIPAA“ neexistuje
Ministerstvo zdravotnictví a sociálních služeb USA (HHS) produkty jako souladné s HIPAA necertifikuje ani nedoporučuje. HHS také uvedlo, že neuznává „certifikace“ soukromých organizací a že tyto certifikace poskytovatele péče nezbavují jejich vlastních povinností. Když tedy dodavatel říká „v souladu s HIPAA“, berte to jako tvrzení k ověření, ne jako záruku. Soulad závisí na tom, jak nástroj zachází s daty, jaké smlouvy jsou uzavřené a jak ho používáte.
Klíčová otázka: dostává dodavatel někdy údaje o pacientech?
Podle HIPAA je firma, která jménem poskytovatele péče vytváří, přijímá, uchovává nebo přenáší chráněné zdravotní informace, business associate. Než s ní budete sdílet informace o pacientech, potřebujete business associate agreement (BAA): smlouvu, ve které se dodavatel zavazuje data chránit.
Proto je tak důležité, kam vaše nahrávka putuje:
- Diktování v cloudu. Nahrávka se nahraje a přepíše na serverech dodavatele. Dodavatel dostává údaje o pacientech, takže potřebujete BAA a spoléháte na jeho zabezpečení, pravidla uchovávání a zaměstnance.
- Šifrované cloudové úložiště. I když dodavatel vaše soubory přečíst nemůže, podle pokynů HHS je poskytovatel cloudu, který ukládá šifrované údaje o pacientech bez klíče, stále business associate. BAA tedy potřebujete i tak.
- Diktování v zařízení. Pokud nahrávání, přepis i ukládání probíhají celé ve vašem telefonu a vývojář data nikdy nedostane, nezpracovává vývojář informace o pacientech vaším jménem. Vaše vlastní povinnosti podle HIPAA platí dál, počínaje zabezpečením zařízení.
Šifrování: vaše záchranná síť pro případ ztráty telefonu
Telefony se ztrácejí a kradou. Podle pravidla HIPAA o oznamování narušení se chráněné zdravotní informace zašifrované v souladu s pokyny HHS považují za „zabezpečené“, takže ztráta zašifrovaného zařízení obvykle není narušením, které je nutné hlásit, pokud nebyl ohrožen i dešifrovací klíč. U aplikace pro diktování hledejte:
- Nahrávky a přepisy šifrované v zařízení, ideálně se samostatným zámkem aplikace, aby je odemčený telefon neodhalil.
- Klíč chráněný bezpečnostním hardwarem telefonu, jako je Face ID a Secure Enclave v iPhonu, místo hesla uloženého jinde.
- Šifrování při přenosu pro vše, co telefon přece jen opouští, například exporty do vaší elektronické zdravotnické dokumentace.
Kontrolní seznam pro výběr aplikace pro diktování
- Kde se zvuk přepisuje? Ve vašem zařízení, nebo na serverech dodavatele? Vyzkoušejte to v režimu Letadlo.
- Podepíše dodavatel BAA? Pokud se na jeho servery dostanou jakékoli údaje o pacientech, potřebujete ji, a může být dostupná jen u některých tarifů.
- Jsou data šifrovaná při uložení i při přenosu? Zeptejte se, jaký standard se používá a kdo má klíče.
- Používají se vaše data k trénování AI? Hledejte jasné „ne“, ne „anonymizovaná data mohou být použita“.
- Kdo má přístup k nahrávkám? Zaměstnanci, dodavatelé, přepisovatelé, poskytovatelé AI?
- Jak dlouho se data uchovávají a můžete je úplně smazat?
- Máte exporty pod kontrolou? Odeslání záznamu do zdravotnické dokumentace nebo ordinačního softwaru by mělo být pokaždé vaším rozhodnutím.
Zbytek HIPAA stále platí
Žádná aplikace vám sama soulad nezajistí. Udržujte software telefonu aktuální, používejte silný kód a Face ID, zařízení nesdílejte a dodržujte pravidla své organizace pro mobilní zařízení. Terapeuti by také měli pamatovat, že záznamy z psychoterapie mají podle HIPAA dodatečnou ochranu. Pokud pracujete v ordinaci nebo nemocnici, poraďte se před zavedením nového nástroje s pracovníkem pro compliance nebo ochranu osobních údajů.
Nevíte jistě, co se děje s vaším hlasem při vestavěném diktování na iPhonu? Přečtěte si Je diktování na iPhonu soukromé?
Často kladené otázky
Existuje oficiální seznam aplikací pro diktování v souladu s HIPAA?
Ne. HHS produkty necertifikuje ani nedoporučuje, takže označení „v souladu s HIPAA“ je vlastní tvrzení dodavatele. Ověřte si, jak aplikace zachází s daty a zda dodavatel podepíše business associate agreement, pokud dostává informace o pacientech.
Potřebuji pro aplikaci pro diktování business associate agreement?
Potřebujete ji, pokud dodavatel vaším jménem vytváří, přijímá, uchovává nebo přenáší informace o pacientech, například tím, že přepisuje váš zvuk na svých serverech nebo ukládá vaše záznamy ve svém cloudu. Pokud vše zůstává ve vašem zařízení a dodavatel nikdy nic nedostane, nemá dodavatel žádné údaje o pacientech, ale ověřte si to u pracovníka pro compliance.
Je vestavěné diktování na iPhonu v souladu s HIPAA?
Není navržené jako klinický nástroj. Podle jazyka a modelu iPhonu se diktování může zpracovávat v telefonu, nebo odesílat na servery Applu, a text skončí v aplikaci, do které právě píšete. Náš průvodce soukromím diktování na iPhonu vysvětluje, která nastavení zkontrolovat.
Zajistí šifrování soulad aplikace s HIPAA?
Samo ne, ale hodně na něm záleží. Šifrování podle pokynů HHS znamená, že ztracené nebo ukradené zařízení obvykle není narušením, které je nutné hlásit. Stále ale potřebujete řízení přístupu, rozumná pravidla a v případě, že dodavatel dostává data, i business associate agreement.
Tento průvodce obsahuje obecné informace o HIPAA, nikoli právní poradenství. Poslední slovo mají pravidla vaší organizace a pracovník pro compliance.