Kiek laiko diktavimas sutaupo teisininkui ar terapeutui? Tikrieji skaičiai
Kiekvienas specialistas, kuris veda užrašus, pažįsta tą jausmą: seansas ar susitikimas baigiasi, o tikrasis darbas – užrašyti jo rezultatą – tik prasideda. Diktavimas žada dalį to laiko grąžinti. Bet kiek – ir ar verta už tai mokėti? Štai skaičiai su tikrais duomenimis ir lentele, kurią galite užpildyti savo skaičiais.
Kur dingsta laikas
Teisininkai. „Clio“ 2017 m. ataskaitoje „Legal Trends Report“, viename dažniausiai cituojamų advokatų kontorų laiko tyrimų, nustatyta, kad vidutinis teisininkas išrašydavo sąskaitas tik už 2,3 valandos iš 8 valandų darbo dienos – 29 % panaudojimo rodiklis. Administracinis darbas, pavyzdžiui, sąskaitų išrašymas, biuro užduotys ir technologijos, užimdavo 48 % laiko. Ne viskas iš to yra užrašai, tačiau bylų pastabos, posėdžių užrašai ir laiškai sudaro didelę neapmokamos dienos dalį.
Terapeutai. Klinikinių dokumentų rengimo trenerės Barbaros Griswold (LMFT) apklausa parodė, kad terapeutai, priimantys apie 18 klientų per savaitę, užrašams skirdavo apie 2,5 valandos per savaitę, t. y. 10 valandų per mėnesį. Čia neįskaitomi pirminiai pokalbiai, krizių užrašai ar sudėtingi atvejai, kuriems reikia daugiau laiko.
Gydytojai susiduria su tuo pačiu: laiškai pacientams ir užrašai, kurie kaupiasi po priėmimo ir dažnai baigiami vakare.
Kodėl kalbėti greičiau nei rašyti
Dauguma žmonių kalba kelis kartus greičiau, nei rašo. Užrašą, kurį rašydami sugaištumėte dešimt minučių, dažnai galima padiktuoti per dvi ar tris, kol detalės dar šviežios. Visada kliūdavo antras žingsnis – transkripcijos tvarkymas. Būtent čia santraukos įrenginyje, paverčiančios ilgą įrašą pagrindiniais punktais ar tvarkingu pranešimu, keičia lygtį.
Skaičiavimo lentelė
Įrašykite savo skaičius:
- Užrašų per savaitę: seansai, susitikimai ar skambučiai, apie kuriuos rašote.
- Minutės vienam užrašui dabar: nuo dokumento atidarymo iki jo sutvarkymo.
- Minutės vienam užrašui su diktavimu: realus vertinimas – trečdalis ar pusė dabartinio laiko, įskaitant greitą peržiūrą.
- Sutaupytos valandos per savaitę = užrašai × (minutės dabar − minutės su diktavimu) ÷ 60.
- Vertė per savaitę = sutaupytos valandos × jūsų valandinis įkainis (arba tai, kiek jums vertas vakaras namuose).
Pavyzdys: terapeutas
18 klientų per savaitę, 10 minučių vienam užrašui dabar, apie 4 minutes su diktavimu ir greita patikra:
- 18 × (10 − 4) = 108 minutės, arba 1,8 valandos per savaitę.
- Per 46 darbo savaites tai sudaro apie 83 valandas per metus – maždaug dvi pilnas darbo savaites.
Pavyzdys: teisininkas, dirbantis vienas
15 posėdžių užrašų, bylų pastabų ir trumpų laiškų per savaitę, kurių kiekvienas dabar užima 15 minučių, o padiktuotas – apie 6 minutes:
- 15 × (15 − 6) = 135 minutės, arba 2,25 valandos per savaitę.
- Kai valanda kainuoja $250, tai laikas, vertas apie $560 per savaitę – nesvarbu, ar išrašote už jį sąskaitą, ar praleidžiate jį namuose.
Tai apytiksliai skaičiai, o ne pažadai: sutaupymas priklauso nuo to, kaip dirbate. Tačiau net ir atsargiai skaičiuojant, diktavimo programėlė, kuri kainuoja 14,99 € per mėnesį, atsiperka per pirmąsias sutaupytas minutes.
Paslėpta kaina: privatumas
Greičiausi įrankiai dažnai siunčia jūsų įrašus į serverį transkribuoti, o kai kurie juos naudoja DI mokyti. Dirbant su konfidencialia informacija, toks sutaupymas gali turėti kainą, kurios nėra jokioje sąskaitoje: kliento paslaptis svetimame serveryje. Prieš rinkdamiesi paskaitykite diktavimas teisininkams arba ar DI užrašų asistentai saugūs terapijos užrašams?
Kaip tikrai susigrąžinti laiką
- Diktuokite iškart po seanso, per tas dvi minutes iki kito, kol detalės dar šviežios.
- Naudokite struktūrą. Terapijos užrašams – toks šablonas kaip SOAP; teisiniams užrašams – kas, ką, kokie sprendimai, kokie tolesni žingsniai.
- Peržiūrėkite kartą ir sutvarkykite. Nešlifuokite transkripcijos, kurią galima tiesiog apibendrinti.
- Rūšiuokite pagal klientą, kad vėliau nereikėtų ieškoti.
Programėlė „Dictalock“ sukurta būtent tokiai rutinai: įrašykite tarp susitikimų, gaukite transkripciją ir santrauką savo „iPhone“, suskirstytą pagal klientą ir užšifruotą raktu, kurį turite tik jūs. Skaitykite, kaip veikia „Dictalock“.