HIPAA atitinkančios diktavimo programėlės: ką patikrinti
Jei diktuojate užrašus apie pacientus, laiškus ar seansų santraukas, jūsų diktavimo programėlė tvarko saugomą sveikatos informaciją. Daug programėlių vadina save „atitinkančiomis HIPAA“, tačiau HIPAA nesertifikuoja produktų, o ši etiketė gali reikšti labai skirtingus dalykus. Štai kas iš tiesų svarbu renkantis HIPAA atitinkančią diktavimo programėlę, ir kontrolinis sąrašas, kuriuo verta pasinaudoti prieš padiktuojant pirmąjį užrašą.
Oficialios etiketės „atitinka HIPAA“ nėra
JAV sveikatos ir žmogiškųjų paslaugų departamentas (HHS) nesertifikuoja ir nerekomenduoja produktų kaip atitinkančių HIPAA. HHS taip pat pareiškė, kad nepripažįsta privačių organizacijų „sertifikatų“ ir kad jie neatleidžia sveikatos priežiūros paslaugų teikėjų nuo jų pačių pareigų. Taigi, kai tiekėjas sako „atitinka HIPAA“, laikykite tai teiginiu, kurį reikia patikrinti, o ne garantija. Atitiktis priklauso nuo to, kaip įrankis tvarko duomenis, kokios sutartys sudarytos ir kaip jį naudojate.
Esminis klausimas: ar tiekėjas kada nors gauna pacientų duomenis?
Pagal HIPAA įmonė, kuri sveikatos priežiūros paslaugų teikėjo vardu kuria, gauna, saugo ar perduoda saugomą sveikatos informaciją, yra business associate. Prieš dalydamiesi su ja pacientų informacija, turite sudaryti business associate agreement (BAA): sutartį, kuria tiekėjas įsipareigoja saugoti duomenis.
Todėl taip svarbu, kur keliauja jūsų garsas:
- Diktavimas debesyje. Jūsų įrašas įkeliamas ir transkribuojamas tiekėjo serveriuose. Tiekėjas gauna pacientų duomenis, todėl jums reikia BAA, ir pasikliaujate jo saugumu, saugojimo taisyklėmis ir darbuotojais.
- Šifruota debesijos saugykla. Net kai tiekėjas negali perskaityti jūsų failų, pagal HHS gaires debesijos paslaugų teikėjas, saugantis šifruotus pacientų duomenis be rakto, vis tiek yra „business associate“. Jums vis tiek reikia BAA.
- Diktavimas įrenginyje. Jei įrašymas, transkripcija ir saugojimas vyksta jūsų pačių telefone, o kūrėjas niekada negauna duomenų, kūrėjas netvarko pacientų informacijos jūsų vardu. Jūsų pačių HIPAA pareigos galioja toliau, pradedant įrenginio apsauga.
Šifravimas: jūsų apsauga pametus telefoną
Telefonai pametami ir pavagiami. Pagal HIPAA pranešimo apie pažeidimus taisyklę saugoma sveikatos informacija, užšifruota pagal HHS gaires, laikoma „apsaugota“, todėl užšifruoto įrenginio praradimas paprastai nėra pažeidimas, apie kurį reikia pranešti, jei nebuvo pažeistas ir iššifravimo raktas. Diktavimo programėlėje ieškokite:
- Įrenginyje užšifruotų įrašų ir transkripcijų, idealiu atveju su atskiru programėlės užraktu, kad atrakintas telefonas jų neatskleistų.
- Rakto, kurį saugo telefono saugumo aparatinė įranga, pavyzdžiui, „Face ID“ ir „iPhone“ „Secure Enclave“, o ne kitur saugomo slaptažodžio.
- Šifravimo perdavimo metu viskam, kas vis dėlto palieka telefoną, pavyzdžiui, eksportui į elektroninę sveikatos istoriją.
Kontrolinis sąrašas diktavimo programėlei pasirinkti
- Kur transkribuojamas garsas? Jūsų įrenginyje ar tiekėjo serveriuose? Išbandykite lėktuvo režimu.
- Ar tiekėjas pasirašys BAA? Jei bet kokie pacientų duomenys pasiekia jo serverius, jums jos reikia, ir ji gali būti prieinama tik tam tikruose planuose.
- Ar duomenys šifruojami saugant ir perduodant? Paklauskite, koks standartas naudojamas ir kas turi raktus.
- Ar jūsų duomenys naudojami DI mokyti? Ieškokite aiškaus „ne“, o ne „gali būti naudojami nuasmeninti duomenys“.
- Kas turi prieigą prie įrašų? Darbuotojai, rangovai, transkribuotojai, DI teikėjai?
- Kiek laiko saugomi duomenys ir ar galite juos visiškai ištrinti?
- Ar eksportą kontroliuojate jūs? Siųsti užrašą į sveikatos istoriją ar praktikos programą turėtų būti kaskart jūsų sprendimas.
Likusi HIPAA dalis taip pat galioja
Jokia programėlė viena nepadaro jūsų atitinkančių reikalavimus. Atnaujinkite telefono programinę įrangą, naudokite stiprų kodą ir „Face ID“, nesidalykite įrenginiu ir laikykitės savo organizacijos mobiliųjų įrenginių taisyklių. Terapeutai taip pat turėtų prisiminti, kad psichoterapijos užrašams pagal HIPAA taikoma papildoma apsauga. Jei dirbate praktikoje ar ligoninėje, prieš diegdami naują įrankį pasitarkite su atsakingu už atitiktį ar duomenų apsaugą.
Nežinote, kas nutinka su jūsų balsu naudojant įtaisytąjį „iPhone“ diktavimą? Perskaitykite Ar „iPhone“ diktavimas privatus?
Dažniausiai užduodami klausimai
Ar yra oficialus HIPAA atitinkančių diktavimo programėlių sąrašas?
Ne. HHS nesertifikuoja ir nerekomenduoja produktų, todėl etiketė „atitinka HIPAA“ yra paties tiekėjo teiginys. Patikrinkite, kaip programėlė tvarko duomenis ir ar tiekėjas pasirašys „business associate agreement“, jei gauna pacientų informaciją.
Ar diktavimo programėlei reikia „business associate agreement“?
Reikia, jei tiekėjas jūsų vardu kuria, gauna, saugo ar perduoda pacientų informaciją, pavyzdžiui, transkribuoja jūsų garsą savo serveriuose arba saugo jūsų užrašus savo debesyje. Jei viskas lieka jūsų įrenginyje ir tiekėjas niekada nieko negauna, tiekėjas neturi pacientų duomenų, bet tai patikrinkite su atsakingu už atitiktį.
Ar įtaisytasis „iPhone“ diktavimas atitinka HIPAA?
Jis nesukurtas kaip klinikinis įrankis. Priklausomai nuo kalbos ir „iPhone“, diktavimas gali būti apdorojamas telefone arba siunčiamas į „Apple“ serverius, o tekstas patenka į programėlę, kurioje rašote. Mūsų vadove apie „iPhone“ diktavimo privatumą paaiškinama, kuriuos nustatymus patikrinti.
Ar šifravimas padaro programėlę atitinkančią HIPAA?
Vien šifravimas ne, bet jis labai svarbus. Šifravimas pagal HHS gaires reiškia, kad pamestas ar pavogtas įrenginys paprastai nėra pažeidimas, apie kurį reikia pranešti. Jums vis tiek reikia prieigos kontrolės, protingų taisyklių ir, kai tiekėjas gauna duomenis, „business associate agreement“.
Šiame vadove pateikiama bendroji informacija apie HIPAA, o ne teisinė konsultacija. Galutinį žodį taria jūsų organizacijos taisyklės ir atsakingas už atitiktį.