Apakah Otter.ai aman untuk rapat rahasia?
Otter.ai adalah salah satu asisten rapat AI paling terkenal: ia bergabung ke panggilan Anda, mentranskripsinya, dan menulis ringkasan. Praktis, tetapi jika rapat Anda menyangkut rahasia klien atau informasi pasien, kepraktisan bukan satu-satunya pertanyaan. Berikut isi dokumen Otter sendiri, dan hal yang perlu diperiksa sebelum Anda memakai Otter, atau asisten catatan cloud mana pun, untuk pekerjaan rahasia.
Cara kerja Otter
Otter adalah layanan cloud. Rekaman diunggah, ditranskripsi di sistem Otter, dan disimpan di akun Anda agar bisa dicari, dibagikan, dan diringkas. Kebijakan privasinya menyebut Amazon Web Services, yang berbasis di Amerika Serikat, sebagai penyedia yang diandalkan untuk komputasi dan penyimpanan data. Kebijakan itu juga mencantumkan vendor lain yang menerima informasi pribadi, termasuk penyedia layanan kecerdasan buatan dan penyedia pelabelan data.
Apakah Otter menggunakan rekaman untuk melatih AI-nya?
Kebijakan privasi Otter, yang berlaku sejak 16 Juni 2026, mencantumkan di antara tujuannya “melatih teknologi AI milik kami pada rekaman audio dan transkripsi yang telah dianonimkan”, dan mencatat bahwa transkripsi tersebut dapat berisi informasi pribadi. Kebijakan itu menyebut persetujuan atau kepentingan sah sebagai dasar hukum, dan menyatakan bahwa data yang dianonimkan akan disimpan dalam bentuk anonim.
Anonimisasi mengurangi risiko, tetapi tidak sama dengan jaminan bahwa rekaman Anda tidak pernah dipakai. Bagi pengacara atau tenaga kesehatan, pertanyaan praktisnya adalah apakah paket Anda dan pengaturannya benar-benar mengeluarkan rapat Anda dari pelatihan. Tanyakan kepada Otter secara tertulis sebelum merekam apa pun yang rahasia.
Gugatan 2025 terhadap asisten catatan Otter
Pada Agustus 2025, usulan gugatan class action terhadap Otter diajukan ke pengadilan federal di California. Menurut laporan NPR, gugatan tersebut menuduh asisten catatan Otter merekam orang yang bukan pengguna Otter dan tidak menyetujuinya, serta bahwa rekaman itu dipakai untuk melatih pengenalan suara Otter. Menurut gugatan, asisten tersebut biasanya meminta izin kepada penyelenggara rapat tetapi tidak kepada setiap peserta, dan dapat bergabung ke rapat secara otomatis bila penyelenggara telah menghubungkan kalender. Tuduhan itu belum terbukti di pengadilan.
Apa yang ditawarkan Otter untuk pekerjaan yang diatur ketat
Pada Juli 2025, Otter mengumumkan telah mencapai kepatuhan HIPAA, menambah sertifikasi SOC 2 Type II yang sudah dimilikinya. Jika Anda menangani informasi pasien di AS, kepatuhan tidak otomatis berlaku untuk setiap akun: biasanya Anda memerlukan Business Associate Agreement (BAA) dengan penyedia. Periksa paket mana yang menyertakannya sebelum Anda merekam pasien.
Pertanyaan sebelum merekam rapat rahasia
- Di mana rekaman disimpan, dan berapa lama? Bisakah Anda mengatur penghapusan otomatis?
- Apakah rekaman atau transkrip dipakai untuk melatih AI, meski sudah dianonimkan? Bisakah Anda menolaknya untuk seluruh workspace?
- Siapa yang bisa mengaksesnya? Staf, kontraktor, penyedia AI, pelabel data?
- Apakah asisten catatan bergabung ke rapat secara otomatis? Matikan penggabungan otomatis, dan pastikan ia memperkenalkan diri.
- Apakah semua orang setuju direkam? Beberapa negara bagian AS mewajibkan persetujuan semua orang dalam percakapan.
- Apakah ada BAA atau perjanjian pemrosesan data untuk paket Anda, jika pekerjaan Anda memerlukannya?
Aturan profesi tetap berlaku
Bagi pengacara AS, Formal Opinion 512 dari American Bar Association (Juli 2024) menyatakan bahwa sebelum memasukkan informasi tentang perkara klien ke alat AI generatif yang dapat belajar dari apa yang diberikan, pengacara umumnya memerlukan persetujuan klien berdasarkan informasi, dan klausul baku dalam surat perjanjian jasa hukum tidaklah cukup. Dokter dan terapis memiliki kewajiban serupa berdasarkan hukum privasi kesehatan dan kode etik profesi mereka. Alat apa pun yang Anda pilih, Anda tetap bertanggung jawab atas apa yang terjadi pada informasi itu.
Alternatifnya: simpan audio di perangkat Anda
Untuk dikte, memo, dan catatan Anda sendiri setelah rapat, transkripsi di perangkat menghindari sebagian besar pertanyaan ini: audio tidak pernah sampai ke server, jadi tidak ada yang disimpan, dibagikan, atau dipakai untuk pelatihan. Lihat cara mentranskripsi catatan suara di iPhone tanpa cloud dan panduan kami tentang dikte aman untuk pengacara.
Panduan ini merangkum dokumen yang tersedia untuk umum per Oktober 2026. Kebijakan dan produk Otter berubah, jadi periksa versi terbaru sebelum Anda memutuskan. Ini bukan nasihat hukum.