כמה זמן חוסכת הכתבה לעורכי דין ולמטפלים? החישוב האמיתי
כל מי שכותב רשומות מכיר את התחושה: הטיפול או הפגישה נגמרים, והעבודה האמיתית של כתיבת הסיכום מתחילה. הכתבה מבטיחה להחזיר חלק מהזמן הזה. אבל כמה, והאם שווה לשלם על זה? הנה החישוב, עם נתונים אמיתיים ודף עבודה שתוכלו למלא במספרים שלכם.
לאן הולך הזמן
עורכי דין. דוח המגמות המשפטיות של Clio משנת 2017, אחד המחקרים המצוטטים ביותר על זמן במשרדי עורכי דין, מצא שעורך דין ממוצע חייב רק 2.3 שעות מתוך יום של 8 שעות — שיעור ניצול של 29%. עבודה אדמיניסטרטיבית כמו חיוב, מטלות משרד וטכנולוגיה תפסה 48% מהזמן שלהם. לא כל זה רישום הערות, אבל הערות תיק, הערות פגישה ומכתבים הם חלק גדול מהיום שאינו מחויב.
מטפלים. סקר של Barbara Griswold, LMFT, מדריכה לתיעוד קליני, מצא שמטפלים שרואים כ-18 מטופלים בשבוע מקדישים כ-2.5 שעות בשבוע, או 10 שעות בחודש, לכתיבת הערות. זה לא כולל פגישות ראשוניות, הערות במצבי משבר או מקרים מורכבים, שלוקחים יותר זמן.
רופאים מתמודדים עם אותו דפוס: מכתבים והערות על מטופלים שמצטברים אחרי המרפאה, ולעיתים קרובות מסתיימים בערב.
למה לדבר מהיר יותר מלהקליד
רוב האנשים מדברים מהר פי כמה ממה שהם מקלידים. הערה שהייתם מקלידים בעשר דקות אפשר לרוב להכתיב בשתיים או שלוש, כשהפרטים עדיין טריים. המלכוד תמיד היה השלב השני: ניקוי התמלול. כאן נכנסים סיכומים במכשיר, שהופכים הקלטה מפוזרת לנקודות עיקריות או לתזכיר מסודר, ומשנים את המשוואה.
דף העבודה
מלאו את המספרים שלכם:
- הערות בשבוע: טיפולים, פגישות או שיחות שאתם מתעדים.
- דקות להערה היום: מפתיחת המסמך ועד לתיוק.
- דקות להערה עם הכתבה: הערכה מציאותית היא שליש עד חצי מהזמן הנוכחי, כולל סקירה קצרה.
- שעות שנחסכות בשבוע = הערות × (דקות היום − דקות עם הכתבה) ÷ 60.
- שווי בשבוע = שעות שנחסכות × התעריף השעתי שלכם (או כמה שווה לכם ערב בבית).
דוגמה מחושבת: מטפלים
18 מטופלים בשבוע, 10 דקות להערה היום, כ-4 דקות עם הכתבה ובדיקה קצרה:
- 18 × (10 − 4) = 108 דקות, או 1.8 שעות בשבוע.
- לאורך 46 שבועות עבודה זה כ-83 שעות בשנה, בערך שני שבועות עבודה מלאים.
דוגמה מחושבת: עורכי דין עצמאיים
15 הערות פגישה, הערות תיק ומכתבים קצרים בשבוע, 15 דקות לכל אחד היום, כ-6 דקות בהכתבה:
- 15 × (15 − 6) = 135 דקות, או 2.25 שעות בשבוע.
- בתעריף של $250 לשעה, מדובר בזמן ששווה כ-$560 בשבוע, בין אם אתם מחייבים עליו ובין אם אתם מבלים אותו בבית.
אלה הערכות, לא הבטחות: החיסכון שלכם תלוי בדרך שבה אתם עובדים. אבל גם עם מספרים זהירים, אפליקציית הכתבה שעולה 54.90 ₪ לחודש מחזירה את עצמה כבר בדקות הראשונות שנחסכות.
העלות הנסתרת: פרטיות
הכלים המהירים ביותר שולחים את ההקלטות שלכם לשרת כדי לתמלל אותן, וחלקם משתמשים בהן לאימון AI. בעבודה חסויה, החיסכון הזה יכול לבוא עם עלות שאינה מופיעה באף חשבונית: סוד של לקוח בשרת של מישהו אחר. לפני שאתם בוחרים, קראו הכתבה לעורכי דין או האם סופרי AI בטוחים לרשומות טיפול?
להחזיר את הזמן באמת
- הכתיבו מיד אחרי הטיפול, בשתי הדקות שלפני הבא, כשהפרטים עדיין טריים.
- עבדו עם מבנה. לרשומות טיפול, תבנית כמו SOAP; לרשומות משפטיות: מי, מה, החלטות, צעדים הבאים.
- סקרו פעם אחת, ואז תייקו. אל תשקיעו ליטוש בתמלול שאפשר לסכם.
- שמרו על סידור לפי לקוח כדי שלא תצטרכו לחפש אחר כך.
Dictalock נבנתה בדיוק לשגרה הזו: הקליטו בין פגישות, קבלו תמלול וסיכום ב-iPhone, מתויק לפי לקוח ומוצפן במפתח שרק לכם יש. ראו איך Dictalock עובדת.