弁護士やセラピストは口述でどれだけ時間を節約できる？実際の数字で見る
記録をつける仕事をしている人なら、誰でも知っている感覚です。セッションや会議が終わり、そこから本当の作業である記録作成が始まる。口述はその時間の一部を取り戻してくれると謳っています。でも、どれくらい？ お金を払う価値はある？ 実際の数字と、自分の数値を入れて使える計算シートで見ていきましょう。
時間はどこに消えるのか
弁護士。法律事務所の時間に関するもっとも広く引用される調査のひとつ、Clioの2017年Legal Trends Reportによると、平均的な弁護士が8時間のうち請求できたのはわずか2.3時間で、稼働率は29%でした。請求業務、事務作業、テクノロジーといった管理業務に、時間の48%が費やされていました。そのすべてが記録作成ではありませんが、事件メモ、面談記録、書簡は請求できない時間の大きな部分を占めています。
セラピスト。臨床記録の研修を行っているBarbara Griswold（LMFT）の調査では、週に約18人のクライエントを担当するセラピストが、記録の作成に週およそ2.5時間、月に10時間を費やしていました。初回面接、危機対応の記録、複雑なケースは含まれておらず、これらにはさらに時間がかかります。
医師も同じ状況です。診察後に患者への紹介状や記録がたまり、夜に仕上げることがよくあります。
話すほうが入力より速い理由
ほとんどの人は、入力するより何倍も速く話せます。10分かけて入力する記録も、詳細が新しいうちなら2〜3分の口述で済むことがよくあります。これまで問題だったのは、その後の工程、つまり文字起こしの整理です。ここで計算が変わるのが、とりとめのない録音を要点や整ったメモに変える、端末上での要約です。
計算シート
自分の数値を入れてみましょう。
- 1週間の記録件数：記録に起こすセッション、会議、通話の数。
- 現在の1件あたりの分数：書類を開いてから保存するまで。
- 口述を使った場合の1件あたりの分数：ざっと見直す時間を含め、現在の3分の1から半分が現実的な目安です。
- 1週間で節約できる時間 ＝ 記録件数 ×（現在の分数 − 口述を使った場合の分数）÷ 60。
- 1週間あたりの価値 ＝ 節約できた時間 × あなたの時給（または、家で過ごす夜の価値）。
計算例：セラピストの場合
週18人のクライエント、現在は1件10分、口述と簡単な確認で約4分の場合：
- 18 ×（10 − 4）＝ 108分、つまり週1.8時間。
- これを46週間続けると、年間で約83時間、およそ2週間分の労働時間になります。
計算例：個人弁護士の場合
週に15件の面談記録、事件メモ、短い書簡があり、現在は1件15分、口述なら約6分の場合：
- 15 ×（15 − 6）＝ 135分、つまり週2.25時間。
- 時給250ドルなら、請求しても家で過ごしても、週およそ560ドル分の時間です。
これは約束ではなく試算です。節約できる時間は働き方によって変わります。それでも慎重に見積もっても、月額￥2,600の口述アプリは、節約できた最初の数分でもとが取れます。
隠れたコスト：プライバシー
もっとも速いツールは、文字起こしのために録音をサーバーに送ることが多く、なかにはAIの学習に使うものもあります。機密性の高い仕事では、その時短に、請求書には現れないコストが伴うことがあります。依頼人の秘密が他社のサーバーに置かれるということです。選ぶ前に、弁護士のための口述：依頼人の秘密をクラウドに出さない方法とAIスクライブはセラピーの記録に使って安全？ 導入前に確認したい7つの質問をお読みください。
本当に時間を取り戻すために
- セッションの直後に口述する。次の予定までの2分間、詳細が新しいうちに。
- 型を使う。セラピーの記録ならSOAPなどのテンプレート、法律の記録なら誰が、何を、どんな決定を、次のステップは何かを。
- 見直しは一度だけにして、すぐ保存する。要約で済む文字起こしを磨き上げないこと。
- 依頼人ごとに整理しておく。あとで探し回らずに済みます。
Dictalockは、この習慣のために作られています。予定の合間に録音すると、iPhone上で文字起こしと要約ができ、依頼人ごとに整理され、あなただけが持つ鍵で暗号化されます。Dictalockの仕組みをご覧ください。