Koľko času ušetrí diktovanie advokátovi alebo terapeutovi? Skutočná matematika
Každý profesionál, ktorý si vedie poznámky, pozná ten pocit: sedenie alebo stretnutie sa skončí a začína skutočná práca s jeho zápisom. Diktovanie sľubuje časť tohto času vrátiť. Ale koľko, a oplatí sa zaň platiť? Tu je matematika, so skutočnými číslami a pracovným listom, ktorý si vyplníte vlastnými údajmi.
Kde sa ten čas stráca
Advokáti. Správa Legal Trends Report od spoločnosti Clio z roku 2017, jedna z najcitovanejších štúdií o čase v advokátskych kanceláriách, zistila, že priemerný advokát naúčtuje len 2,3 hodiny z osemhodinového dňa, čo je miera využitia 29 %. Administratíva, ako fakturácia, kancelárske úlohy a technológie, zaberala 48 % času. Nie všetko je písanie poznámok, ale poznámky k spisom, záznamy z pojednávaní a listy tvoria veľkú časť nefakturovaného dňa.
Terapeuti. Prieskum Barbary Griswold, LMFT, lektorky klinickej dokumentácie, zistil, že terapeuti s približne 18 klientmi týždenne strávia písaním poznámok okolo 2,5 hodiny týždenne, teda 10 hodín mesačne. Nie sú v tom zahrnuté vstupné vyšetrenia, krízové poznámky ani zložité prípady, ktoré zaberú viac času.
Lekári čelia rovnakému vzorcu: listy a poznámky o pacientoch sa hromadia po ordinačných hodinách a často sa dokončujú večer.
Prečo je hovorenie rýchlejšie ako písanie
Väčšina ľudí hovorí niekoľkonásobne rýchlejšie, než píše. Poznámku, ktorú by ste písali desať minút, sa často dá nadiktovať za dve či tri, kým sú detaily čerstvé. Háčik bol vždy v druhom kroku: v upratovaní prepisu. Práve tu menia rovnicu zhrnutia v zariadení, ktoré z rozvláčnej nahrávky urobia hlavné body alebo čisté memorandum.
Pracovný list
Vyplňte si vlastné čísla:
- Poznámok za týždeň: sedenia, stretnutia alebo hovory, ktoré zapisujete.
- Minút na poznámku dnes: od otvorenia dokumentu po jeho zaradenie.
- Minút na poznámku s diktovaním: realistický odhad je tretina až polovica súčasného času vrátane rýchlej kontroly.
- Ušetrené hodiny za týždeň = poznámky × (minúty dnes − minúty s diktovaním) ÷ 60.
- Hodnota za týždeň = ušetrené hodiny × vaša hodinová sadzba (alebo to, čo je pre vás večer doma).
Vypočítaný príklad: terapeut
18 klientov týždenne, 10 minút na poznámku dnes, približne 4 minúty s diktovaním a rýchlou kontrolou:
- 18 × (10 − 4) = 108 minút, teda 1,8 hodiny týždenne.
- Za 46 pracovných týždňov je to približne 83 hodín ročne, teda zhruba dva plné pracovné týždne.
Vypočítaný príklad: advokát na samostatnej praxi
15 záznamov z pojednávaní, poznámok k spisom a krátkych listov týždenne, dnes 15 minút každý, s diktovaním približne 6 minút:
- 15 × (15 − 6) = 135 minút, teda 2,25 hodiny týždenne.
- Pri 250 $ za hodinu je to čas v hodnote približne 560 $ týždenne, či už ho naúčtujete, alebo strávite doma.
Sú to odhady, nie sľuby: vaše úspory závisia od toho, ako pracujete. Ale aj pri opatrných číslach sa aplikácia na diktovanie, ktorá stojí 14,99 € mesačne, zaplatí už v prvých ušetrených minútach.
Skrytá cena: súkromie
Najrýchlejšie nástroje často posielajú vaše nahrávky na prepis na server a niektoré ich používajú na trénovanie AI. Pri dôvernej práci môže mať táto úspora cenu, ktorá sa neobjaví na žiadnej faktúre: tajomstvo klienta na cudzom serveri. Pred výberom si prečítajte Diktovanie pre advokátov: ako udržať dôverné informácie klientov mimo cloudu alebo Sú AI zapisovatelia bezpeční pre terapeutické záznamy?
Ako naozaj získať čas späť
- Diktujte hneď po sedení, v dvoch minútach pred ďalším, kým sú detaily čerstvé.
- Používajte štruktúru. Pri terapeutických poznámkach šablónu ako SOAP; pri právnych poznámkach kto, čo, rozhodnutia, ďalšie kroky.
- Skontrolujte raz a potom zaraďte. Nerobte prepis dokonalým, keď ho môžete zhrnúť.
- Majte to roztriedené podľa klienta, aby ste neskôr nemuseli hľadať.
Aplikácia Dictalock je na tento postup stvorená: nahrávajte medzi stretnutiami, získajte prepis a zhrnutie vo svojom iPhone, zoradené podľa klienta a zašifrované kľúčom, ktorý máte len vy. Pozrite ako funguje Dictalock.