Πόσο χρόνο εξοικονομεί η υπαγόρευση για δικηγόρους και θεραπευτές; Η πραγματική αριθμητική
Κάθε επαγγελματίας που κρατά σημειώσεις ξέρει το συναίσθημα: η συνεδρία ή η σύσκεψη τελειώνει και αρχίζει η πραγματική δουλειά της καταγραφής. Η υπαγόρευση υπόσχεται να επιστρέψει μέρος αυτού του χρόνου. Αλλά πόσο, και αξίζει να πληρώσετε γι’ αυτό; Ιδού η αριθμητική, με πραγματικά νούμερα και ένα φύλλο εργασίας που μπορείτε να συμπληρώσετε με τα δικά σας.
Πού πηγαίνει ο χρόνος
Δικηγόροι. Η έκθεση Legal Trends Report του Clio για το 2017, μία από τις πιο συχνά αναφερόμενες μελέτες για τον χρόνο στα δικηγορικά γραφεία, διαπίστωσε ότι ο μέσος δικηγόρος χρέωνε μόλις 2,3 ώρες από μια εργάσιμη ημέρα 8 ωρών, ποσοστό αξιοποίησης 29%. Οι διοικητικές εργασίες, όπως η τιμολόγηση, οι εργασίες γραφείου και η τεχνολογία, καταλάμβαναν το 48% του χρόνου τους. Δεν είναι όλο αυτό καταγραφή σημειώσεων, αλλά οι σημειώσεις φακέλου, οι σημειώσεις συναντήσεων και οι επιστολές αποτελούν μεγάλο μέρος της μη χρεώσιμης ημέρας.
Θεραπευτές. Έρευνα της Barbara Griswold, LMFT, εκπαιδεύτριας στην κλινική τεκμηρίωση, διαπίστωσε ότι οι θεραπευτές που βλέπουν περίπου 18 πελάτες την εβδομάδα αφιέρωναν περίπου 2,5 ώρες την εβδομάδα, ή 10 ώρες τον μήνα, στη συγγραφή σημειώσεων. Αυτό δεν περιλαμβάνει τις αρχικές αξιολογήσεις, τις σημειώσεις κρίσεων ή τις σύνθετες περιπτώσεις, που χρειάζονται περισσότερο χρόνο.
Οι γιατροί αντιμετωπίζουν το ίδιο μοτίβο: επιστολές και σημειώσεις ασθενών που συσσωρεύονται μετά το ιατρείο και συχνά ολοκληρώνονται το βράδυ.
Γιατί η ομιλία είναι πιο γρήγορη από το πληκτρολόγιο
Οι περισσότεροι μιλούν αρκετές φορές πιο γρήγορα απ’ όσο πληκτρολογούν. Μια σημείωση που θα γράφατε σε δέκα λεπτά μπορεί συχνά να υπαγορευτεί σε δύο ή τρία, όσο οι λεπτομέρειες είναι νωπές. Το πρόβλημα ήταν πάντα το δεύτερο βήμα: η επιμέλεια της απομαγνητοφώνησης. Εδώ αλλάζουν την εξίσωση οι περιλήψεις στη συσκευή, που μετατρέπουν μια άτακτη ηχογράφηση σε βασικά σημεία ή ένα καθαρό σημείωμα.
Το φύλλο εργασίας
Συμπληρώστε τα δικά σας νούμερα:
- Σημειώσεις την εβδομάδα: συνεδρίες, συσκέψεις ή κλήσεις που συντάσσετε.
- Λεπτά ανά σημείωση σήμερα: από το άνοιγμα του εγγράφου μέχρι την αρχειοθέτηση.
- Λεπτά ανά σημείωση με υπαγόρευση: μια ρεαλιστική εκτίμηση είναι το ένα τρίτο έως το μισό του τρέχοντος χρόνου σας, μαζί με έναν γρήγορο έλεγχο.
- Ώρες που εξοικονομούνται την εβδομάδα = σημειώσεις × (λεπτά σήμερα − λεπτά με υπαγόρευση) ÷ 60.
- Αξία την εβδομάδα = ώρες που εξοικονομούνται × την ωριαία χρέωσή σας (ή το τι αξίζει για εσάς ένα βράδυ στο σπίτι).
Παράδειγμα υπολογισμού: θεραπευτής
18 πελάτες την εβδομάδα, 10 λεπτά ανά σημείωση σήμερα, περίπου 4 λεπτά με υπαγόρευση και έναν γρήγορο έλεγχο:
- 18 × (10 − 4) = 108 λεπτά, ή 1,8 ώρες την εβδομάδα.
- Σε 46 εργάσιμες εβδομάδες, αυτό είναι περίπου 83 ώρες τον χρόνο, δηλαδή σχεδόν δύο πλήρεις εργάσιμες εβδομάδες.
Παράδειγμα υπολογισμού: δικηγόρος με ατομικό γραφείο
15 σημειώσεις συναντήσεων, σημειώσεις φακέλου και σύντομες επιστολές την εβδομάδα, 15 λεπτά η καθεμία σήμερα, περίπου 6 λεπτά με υπαγόρευση:
- 15 × (15 − 6) = 135 λεπτά, ή 2,25 ώρες την εβδομάδα.
- Με $250 την ώρα, αυτός είναι χρόνος αξίας περίπου $560 την εβδομάδα, είτε τον χρεώνετε είτε τον περνάτε στο σπίτι.
Αυτές είναι εκτιμήσεις, όχι υποσχέσεις: η εξοικονόμηση εξαρτάται από τον τρόπο που εργάζεστε. Αλλά ακόμη και με συντηρητικά νούμερα, μια εφαρμογή υπαγόρευσης που κοστίζει 14,99 € τον μήνα καλύπτει το κόστος της από τα πρώτα λεπτά που εξοικονομούνται.
Το κρυφό κόστος: το απόρρητο
Τα πιο γρήγορα εργαλεία στέλνουν συχνά τις ηχογραφήσεις σας σε διακομιστή για απομαγνητοφώνηση και ορισμένα τις χρησιμοποιούν για εκπαίδευση AI. Για εμπιστευτική εργασία, αυτή η εξοικονόμηση μπορεί να έχει κόστος που δεν εμφανίζεται σε κανένα τιμολόγιο: το απόρρητο ενός πελάτη στον διακομιστή κάποιου άλλου. Πριν επιλέξετε, διαβάστε υπαγόρευση για δικηγόρους ή είναι ασφαλείς οι βοηθοί σημειώσεων AI για σημειώσεις θεραπείας;
Να κερδίσετε πραγματικά τον χρόνο πίσω
- Υπαγορεύστε αμέσως μετά τη συνεδρία, στα δύο λεπτά πριν από την επόμενη, όσο οι λεπτομέρειες είναι νωπές.
- Χρησιμοποιήστε μια δομή. Για σημειώσεις θεραπείας, ένα πρότυπο όπως το SOAP· για νομικές σημειώσεις, ποιος, τι, αποφάσεις, επόμενα βήματα.
- Ελέγξτε μία φορά και αρχειοθετήστε. Μην επιμελείστε μια απομαγνητοφώνηση που θα μπορούσατε να συνοψίσετε.
- Κρατήστε τα οργανωμένα ανά πελάτη για να μην ψάχνετε αργότερα.
Το Dictalock είναι φτιαγμένο για αυτή τη ρουτίνα: ηχογραφήστε ανάμεσα στα ραντεβού, λάβετε απομαγνητοφώνηση και περίληψη στο iPhone σας, αρχειοθετημένα ανά πελάτη και κρυπτογραφημένα με ένα κλειδί που έχετε μόνο εσείς. Δείτε Πώς λειτουργεί το Dictalock: ιδιωτική υπαγόρευση στο iPhone σας.