Aplikácie na diktovanie v súlade s HIPAA: čo overiť
Ak diktujete záznamy o pacientoch, listy alebo zhrnutia sedení, pracuje vaša aplikácia na diktovanie s chránenými zdravotnými informáciami. Mnoho aplikácií sa označuje ako „v súlade s HIPAA“, ale HIPAA produkty necertifikuje a toto označenie môže znamenať veľmi rôzne veci. Tu je, na čom pri výbere aplikácie na diktovanie v súlade s HIPAA naozaj záleží, a kontrolný zoznam, ktorý použijete skôr, ako nadiktujete prvý záznam.
Oficiálne označenie „v súlade s HIPAA“ neexistuje
Ministerstvo zdravotníctva a sociálnych služieb USA (HHS) produkty ako súladné s HIPAA necertifikuje ani neodporúča. HHS tiež uviedlo, že neuznáva „certifikácie“ súkromných organizácií a že tieto certifikácie poskytovateľov starostlivosti nezbavujú ich vlastných povinností. Keď teda dodávateľ hovorí „v súlade s HIPAA“, berte to ako tvrdenie na overenie, nie ako záruku. Súlad závisí od toho, ako nástroj zaobchádza s údajmi, aké zmluvy sú uzavreté a ako ho používate.
Kľúčová otázka: dostáva dodávateľ niekedy údaje o pacientoch?
Podľa HIPAA je firma, ktorá v mene poskytovateľa starostlivosti vytvára, prijíma, uchováva alebo prenáša chránené zdravotné informácie, business associate. Skôr ako s ňou budete zdieľať informácie o pacientoch, potrebujete business associate agreement (BAA): zmluvu, v ktorej sa dodávateľ zaväzuje údaje chrániť.
Preto je také dôležité, kam vaša nahrávka putuje:
- Diktovanie v cloude. Nahrávka sa nahrá a prepíše na serveroch dodávateľa. Dodávateľ dostáva údaje o pacientoch, takže potrebujete BAA a spoliehate sa na jeho zabezpečenie, pravidlá uchovávania a zamestnancov.
- Šifrované cloudové úložisko. Aj keď dodávateľ vaše súbory prečítať nemôže, podľa usmernení HHS je poskytovateľ cloudu, ktorý ukladá šifrované údaje o pacientoch bez kľúča, stále business associate. BAA teda potrebujete aj tak.
- Diktovanie v zariadení. Ak nahrávanie, prepis aj ukladanie prebiehajú celé vo vašom telefóne a vývojár údaje nikdy nedostane, nespracúva vývojár informácie o pacientoch vo vašom mene. Vaše vlastné povinnosti podľa HIPAA platia ďalej, počnúc zabezpečením zariadenia.
Šifrovanie: vaša záchranná sieť pre prípad straty telefónu
Telefóny sa strácajú a kradnú. Podľa pravidla HIPAA o oznamovaní porušení sa chránené zdravotné informácie zašifrované v súlade s usmerneniami HHS považujú za „zabezpečené“, takže strata zašifrovaného zariadenia zvyčajne nie je porušením, ktoré treba hlásiť, ak nebol ohrozený aj dešifrovací kľúč. Pri aplikácii na diktovanie hľadajte:
- Nahrávky a prepisy šifrované v zariadení, ideálne so samostatným zámkom aplikácie, aby ich odomknutý telefón neodhalil.
- Kľúč chránený bezpečnostným hardvérom telefónu, ako je Face ID a Secure Enclave v iPhone, namiesto hesla uloženého inde.
- Šifrovanie pri prenose pre všetko, čo telefón predsa len opúšťa, napríklad exporty do vašej elektronickej zdravotnej dokumentácie.
Kontrolný zoznam na výber aplikácie na diktovanie
- Kde sa zvuk prepisuje? Vo vašom zariadení, alebo na serveroch dodávateľa? Vyskúšajte to v režime Lietadlo.
- Podpíše dodávateľ BAA? Ak sa na jeho servery dostanú akékoľvek údaje o pacientoch, potrebujete ju, a môže byť dostupná len pri niektorých tarifoch.
- Sú údaje šifrované pri uložení aj pri prenose? Opýtajte sa, aký štandard sa používa a kto má kľúče.
- Používajú sa vaše údaje na trénovanie AI? Hľadajte jasné „nie“, nie „anonymizované údaje môžu byť použité“.
- Kto má prístup k nahrávkam? Zamestnanci, dodávatelia, prepisovatelia, poskytovatelia AI?
- Ako dlho sa údaje uchovávajú a môžete ich úplne vymazať?
- Máte exporty pod kontrolou? Odoslanie záznamu do zdravotnej dokumentácie alebo ambulantného softvéru by malo byť zakaždým vaším rozhodnutím.
Zvyšok HIPAA stále platí
Žiadna aplikácia vám sama súlad nezabezpečí. Udržiavajte softvér telefónu aktuálny, používajte silný kód a Face ID, zariadenie nezdieľajte a dodržiavajte pravidlá svojej organizácie pre mobilné zariadenia. Terapeuti by tiež mali pamätať, že záznamy z psychoterapie majú podľa HIPAA dodatočnú ochranu. Ak pracujete v ambulancii alebo nemocnici, pred zavedením nového nástroja sa poraďte s pracovníkom pre compliance alebo ochranu osobných údajov.
Neviete isto, čo sa deje s vaším hlasom pri vstavanom diktovaní na iPhone? Prečítajte si Je diktovanie na iPhone súkromné?
Často kladené otázky
Existuje oficiálny zoznam aplikácií na diktovanie v súlade s HIPAA?
Nie. HHS produkty necertifikuje ani neodporúča, takže označenie „v súlade s HIPAA“ je vlastné tvrdenie dodávateľa. Overte si, ako aplikácia zaobchádza s údajmi a či dodávateľ podpíše business associate agreement, ak dostáva informácie o pacientoch.
Potrebujem pre aplikáciu na diktovanie business associate agreement?
Potrebujete ju, ak dodávateľ vo vašom mene vytvára, prijíma, uchováva alebo prenáša informácie o pacientoch, napríklad tým, že prepisuje váš zvuk na svojich serveroch alebo ukladá vaše záznamy vo svojom cloude. Ak všetko zostáva vo vašom zariadení a dodávateľ nikdy nič nedostane, nemá dodávateľ žiadne údaje o pacientoch, ale overte si to u pracovníka pre compliance.
Je vstavané diktovanie na iPhone v súlade s HIPAA?
Nie je navrhnuté ako klinický nástroj. Podľa jazyka a modelu iPhonu sa diktovanie môže spracúvať v telefóne alebo odosielať na servery Applu a text skončí v aplikácii, do ktorej práve píšete. Náš sprievodca súkromím diktovania na iPhone vysvetľuje, ktoré nastavenia skontrolovať.
Zabezpečí šifrovanie súlad aplikácie s HIPAA?
Samo nie, ale veľa na ňom záleží. Šifrovanie podľa usmernení HHS znamená, že stratené alebo ukradnuté zariadenie zvyčajne nie je porušením, ktoré treba hlásiť. Stále však potrebujete riadenie prístupu, rozumné pravidlá a v prípade, že dodávateľ dostáva údaje, aj business associate agreement.
Tento sprievodca obsahuje všeobecné informácie o HIPAA, nie právne poradenstvo. Posledné slovo majú pravidlá vašej organizácie a pracovník pre compliance.