Kas Otter.ai on konfidentsiaalseteks koosolekuteks turvaline?
Otter.ai on üks tuntumaid TI koosolekuabilisi: see liitub teie kõnedega, transkribeerib need ja kirjutab kokkuvõtted. See on mugav, kuid kui teie koosolekutel arutatakse klientide saladusi või patsientide teavet, ei ole mugavus ainus küsimus. Siin on, mida ütlevad Otteri enda dokumendid ja mida kontrollida, enne kui kasutate seda või mõnda muud pilvepõhist märkmeabilist konfidentsiaalseks tööks.
Kuidas Otter töötab
Otter on pilveteenus. Salvestised laaditakse üles, transkribeeritakse Otteri süsteemides ja hoitakse teie kontol, et saaksite neist otsida, neid jagada ja kokku võtta. Privaatsuspoliitikas nimetatakse USA-s asuvat Amazon Web Servicesit teenusepakkujaks, kellele Otter arvutus- ja andmesalvestusvõimsuse osas toetub. Samuti on loetletud teised teenusepakkujad, kes saavad isikuandmeid, sealhulgas tehisintellekti- ja andmemärgistusteenuste pakkujad.
Kas Otter kasutab salvestisi oma TI treenimiseks?
Otteri privaatsuspoliitika, mis kehtib alates 16. juunist 2026, nimetab eesmärkide hulgas „meie oma TI-tehnoloogia treenimist anonüümitud helisalvestiste ja transkriptsioonide põhjal“ ning märgib, et need transkriptsioonid võivad sisaldada isikuandmeid. Õiguslikuks aluseks nimetatakse nõusolekut või õigustatud huvi ning öeldakse, et anonüümitud andmeid hoitakse anonüümitud kujul.
Anonüümimine vähendab riski, kuid see ei ole sama mis garantii, et teie salvestisi kunagi ei kasutata. Juristi või tervishoiutöötaja jaoks on praktiline küsimus, kas teie pakett ja selle seaded hoiavad teie koosolekud treenimisest täielikult väljas. Küsige Otterilt kirjalikult, enne kui salvestate midagi konfidentsiaalset.
2025. aasta kohtuasi Otteri märkmeabilise pärast
2025. aasta augustis esitati California föderaalkohtusse kavandatav ühishagi Otteri vastu. NPR-i teatel väidetakse hagis, et Otteri märkmeabiline salvestas inimesi, kes ei olnud Otteri kasutajad ega olnud nõusolekut andnud, ja et salvestisi kasutati Otteri kõnetuvastuse treenimiseks. Hagi kohaselt küsib märkmeabiline tavaliselt luba koosoleku korraldajalt, kuid mitte igalt osalejalt, ning võib koosolekutega automaatselt liituda, kui korraldaja on kalendri ühendanud. Väiteid ei ole kohtus tõendatud.
Mida Otter pakub reguleeritud valdkondadele
2025. aasta juulis teatas Otter, et on saavutanud HIPAA-vastavuse lisaks olemasolevale SOC 2 Type II sertifikaadile. Kui töötate USA-s patsientide teabega, ei kehti vastavus automaatselt iga konto kohta: tavaliselt vajate teenusepakkujaga Business Associate Agreementi (BAA). Enne patsientide salvestamist kontrollige, milline pakett selle sisaldab.
Küsimused enne konfidentsiaalsete koosolekute salvestamist
- Kus salvestisi hoitakse ja kui kaua? Kas saate seadistada automaatse kustutamise?
- Kas salvestisi või transkriptsioone kasutatakse TI treenimiseks, ka anonüümituna? Kas saate sellest kogu tööruumi jaoks loobuda?
- Kellel on neile juurdepääs? Töötajatel, alltöövõtjatel, TI-teenuste pakkujatel, andmemärgistajatel?
- Kas märkmeabiline liitub koosolekutega automaatselt? Lülitage automaatne liitumine välja ja veenduge, et see annab endast teada.
- Kas kõik on salvestamisega nõustunud? Mõned USA osariigid nõuavad kõigi vestluses osalejate nõusolekut.
- Kas teie paketile on olemas BAA või isikuandmete töötlemise leping, kui teie töö seda nõuab?
Kutsereeglid kehtivad endiselt
USA juristide jaoks märgib Ameerika Juristide Assotsiatsiooni Formal Opinion 512 (juuli 2024), et enne kliendi asja puudutava teabe sisestamist generatiivsesse TI-tööriista, mis võib saadust õppida, vajab jurist üldjuhul kliendi teadlikku nõusolekut ning õigusteenuse lepingu standardsättest ei piisa. Arstidel ja terapeutidel on sarnased kohustused terviseandmete privaatsust reguleerivate seaduste ja kutse-eetika koodeksite alusel. Ükskõik millise tööriista valite, vastutus teabega toimuva eest jääb teile.
Alternatiiv: hoidke heli oma seadmes
Oma dikteeringute, memode ja koosolekujärgsete märkmete puhul väldib seadmes transkribeerimine enamikku neist küsimustest: heli ei jõua kunagi serverisse, seega pole midagi salvestada, jagada ega treenimiseks kasutada. Vaadake juhendit kuidas transkribeerida häälmärkmeid iPhone’is ilma pilveta ja meie juhendit turvalise dikteerimise kohta juristidele.
See juhend võtab kokku avalikult kättesaadavad dokumendid 2026. aasta oktoobri seisuga. Otteri poliitikad ja tooted muutuvad, seega kontrollige enne otsustamist kehtivaid versioone. See ei ole õigusnõu.