Otter.ai è sicuro per le riunioni riservate?
Otter.ai è uno degli assistenti IA per riunioni più noti: partecipa alle tue chiamate, le trascrive e scrive riepiloghi. È comodo, ma se nelle tue riunioni si parla di informazioni riservate dei clienti o di dati dei pazienti, la comodità non è l’unica questione. Ecco cosa dicono i documenti di Otter e cosa verificare prima di usarlo, o di usare qualsiasi assistente per le note nel cloud, per il lavoro riservato.
Come funziona Otter
Otter è un servizio cloud. Le registrazioni vengono caricate, trascritte sui sistemi di Otter e salvate nel tuo account, così puoi cercarle, condividerle e riassumerle. L’informativa sulla privacy indica Amazon Web Services, con sede negli Stati Uniti, come fornitore su cui si appoggia per calcolo e archiviazione dei dati. Elenca anche altri fornitori che ricevono dati personali, tra cui fornitori di servizi di intelligenza artificiale e di etichettatura dei dati.
Otter usa le registrazioni per addestrare la sua IA?
L’informativa sulla privacy di Otter, in vigore dal 16 giugno 2026, elenca tra le sue finalità «l’addestramento della nostra tecnologia di IA proprietaria su registrazioni audio e trascrizioni anonimizzate», e precisa che queste trascrizioni possono contenere dati personali. Indica come base giuridica il consenso o il legittimo interesse, e afferma che i dati anonimizzati saranno conservati in forma anonimizzata.
L’anonimizzazione riduce il rischio, ma non equivale alla garanzia che le tue registrazioni non vengano mai usate. Per un avvocato o un medico, la domanda pratica è se il tuo piano e le sue impostazioni tengono del tutto le tue riunioni fuori dall’addestramento. Chiedilo a Otter per iscritto prima di registrare qualcosa di riservato.
La causa del 2025 contro l’assistente per le note di Otter
Nell’agosto 2025 è stata depositata contro Otter una proposta di class action presso un tribunale federale della California. Come riportato da NPR, l’atto di citazione sostiene che l’assistente per le note di Otter abbia registrato persone che non erano utenti di Otter e non avevano dato il loro consenso, e che le registrazioni siano state usate per addestrare il riconoscimento vocale di Otter. Secondo la citazione, l’assistente di solito chiede il permesso all’organizzatore della riunione ma non a ogni partecipante, e può unirsi automaticamente alle riunioni quando l’organizzatore ha collegato un calendario. Le accuse non sono state provate in tribunale.
Cosa offre Otter per i settori regolamentati
Nel luglio 2025 Otter ha annunciato di aver ottenuto la conformità HIPAA, che si aggiunge alla certificazione SOC 2 Type II già esistente. Se tratti dati di pazienti negli Stati Uniti, la conformità non è automatica per ogni account: di solito ti serve un Business Associate Agreement (BAA) con il fornitore. Verifica quale piano lo include prima di registrare dei pazienti.
Domande da fare prima di registrare riunioni riservate
- Dove vengono conservate le registrazioni, e per quanto tempo? Puoi impostare l’eliminazione automatica?
- Registrazioni o trascrizioni vengono usate per addestrare l’IA, anche se anonimizzate? Puoi escludere l’intero spazio di lavoro?
- Chi può accedervi? Personale, collaboratori esterni, fornitori di IA, etichettatori di dati?
- L’assistente partecipa alle riunioni in automatico? Disattiva la partecipazione automatica e assicurati che annunci la sua presenza.
- Tutti hanno accettato di essere registrati? Alcuni stati americani richiedono il consenso di tutti i partecipanti alla conversazione.
- Esiste un BAA o un accordo sul trattamento dei dati per il tuo piano, se il tuo lavoro lo richiede?
Le regole professionali valgono sempre
Per gli avvocati americani, la Formal Opinion 512 dell’American Bar Association (luglio 2024) afferma che, prima di inserire informazioni sulla pratica di un cliente in uno strumento di IA generativa capace di imparare da ciò che riceve, un avvocato ha in genere bisogno del consenso informato del cliente, e che una clausola standard nella lettera d’incarico non basta. Medici e terapeuti hanno doveri simili in base alla normativa sulla privacy sanitaria e ai loro codici deontologici. Qualunque strumento tu scelga, resti responsabile di ciò che accade alle informazioni.
L’alternativa: tenere l’audio sul tuo dispositivo
Per le tue dettature, i promemoria e le note dopo una riunione, la trascrizione sul dispositivo evita gran parte di queste domande: l’audio non raggiunge mai un server, quindi non c’è nulla da conservare, condividere o usare per l’addestramento. Leggi come trascrivere le note vocali su iPhone senza il cloud e la nostra guida sulla dettatura sicura per avvocati.
Questa guida riassume documenti pubblicamente disponibili a ottobre 2026. Le politiche e i prodotti di Otter cambiano, quindi controlla le versioni attuali prima di decidere. Non costituisce consulenza legale.