Aplikacije za diktiranje usklađene sa HIPAA: šta da proverite
Ako diktirate beleške o pacijentima, pisma ili rezimee seansi, vaša aplikacija za diktiranje obrađuje zaštićene zdravstvene podatke. Mnoge aplikacije se predstavljaju kao „usklađene sa HIPAA“, ali HIPAA ne sertifikuje proizvode, a ta oznaka može da znači veoma različite stvari. Evo šta je zaista važno pri izboru aplikacije za diktiranje usklađene sa HIPAA, uz kontrolnu listu pre nego što izdiktirate ijednu belešku.
Ne postoji zvanična oznaka „usklađeno sa HIPAA“
Američko ministarstvo zdravlja i socijalnih usluga (HHS) ne sertifikuje niti preporučuje proizvode kao usklađene sa HIPAA. HHS je takođe izjavio da ne priznaje „sertifikate“ privatnih organizacija i da oni ne oslobađaju pružaoce zdravstvene zaštite njihovih sopstvenih obaveza. Kada dobavljač kaže „usklađeno sa HIPAA“, smatrajte to tvrdnjom koju treba proveriti, a ne garancijom. Usklađenost zavisi od toga kako alat postupa sa podacima, koji su ugovori zaključeni i kako ga koristite.
Ključno pitanje: da li dobavljač ikada dobija podatke o pacijentima?
Prema HIPAA, kompanija koja u ime pružaoca zdravstvene zaštite stvara, prima, čuva ili prenosi zaštićene zdravstvene podatke jeste business associate. Pre nego što sa njom podelite podatke o pacijentima, potreban vam je business associate agreement (BAA): ugovor u kom se dobavljač obavezuje da štiti podatke.
Zato je toliko važno kuda odlazi vaš snimak:
- Diktiranje u oblaku. Vaš snimak se otprema i transkribuje na serverima dobavljača. Dobavljač dobija podatke o pacijentima, pa vam je potreban BAA i oslanjate se na njegovu bezbednost, pravila o čuvanju i zaposlene.
- Šifrovano skladištenje u oblaku. Čak i kada dobavljač ne može da pročita vaše datoteke, prema smernicama HHS-a dobavljač usluga u oblaku koji čuva šifrovane podatke o pacijentima bez ključa i dalje je business associate. I dalje vam je potreban BAA.
- Diktiranje na uređaju. Ako se snimanje, transkripcija i čuvanje u potpunosti odvijaju na vašem telefonu, a programer nikada ne dobija podatke, on ne obrađuje podatke o pacijentima u vaše ime. Vaše sopstvene obaveze prema HIPAA i dalje važe, počevši od zaštite uređaja.
Šifrovanje: vaša sigurnosna mreža ako izgubite telefon
Telefoni se gube i kradu. Prema HIPAA pravilu o obaveštavanju o povredama, zaštićeni zdravstveni podaci šifrovani u skladu sa smernicama HHS-a smatraju se „obezbeđenim“, pa gubitak šifrovanog uređaja obično nije povreda koju treba prijaviti, sve dok nije ugrožen i ključ za dešifrovanje. Kod aplikacije za diktiranje tražite:
- Snimke i transkripte šifrovane na uređaju, po mogućstvu uz zasebno zaključavanje aplikacije, kako ih otključan telefon ne bi otkrio.
- Ključ koji štiti bezbednosni hardver telefona, poput Face ID-ja i Secure Enclavea u iPhoneu, umesto lozinke sačuvane negde drugde.
- Šifrovanje tokom prenosa za sve što ipak napušta telefon, na primer izvoz u vaš elektronski zdravstveni karton.
Kontrolna lista za izbor aplikacije za diktiranje
- Gde se zvuk transkribuje? Na vašem uređaju ili na serverima dobavljača? Isprobajte u režimu rada u avionu.
- Da li će dobavljač potpisati BAA? Ako bilo kakvi podaci o pacijentima stignu na njegove servere, potreban vam je, a možda je dostupan samo uz određene pakete.
- Da li se podaci šifruju pri čuvanju i tokom prenosa? Pitajte koji se standard koristi i ko drži ključeve.
- Da li se vaši podaci koriste za treniranje veštačke inteligencije? Tražite jasno „ne“, a ne „anonimizovani podaci mogu da se koriste“.
- Ko ima pristup snimcima? Zaposleni, podizvođači, osobe koje transkribuju, dobavljači veštačke inteligencije?
- Koliko dugo se podaci čuvaju i možete li potpuno da ih obrišete?
- Da li imate kontrolu nad izvozom? Slanje beleške u zdravstveni karton ili softver ordinacije svaki put treba da bude vaša odluka.
Ostatak HIPAA i dalje važi
Nijedna aplikacija vas sama ne čini usklađenima. Redovno ažurirajte softver telefona, koristite jaku šifru i Face ID, ne delite uređaj i sledite pravila svoje organizacije o mobilnim uređajima. Terapeuti bi trebalo da imaju na umu i da beleške sa psihoterapije prema HIPAA imaju dodatnu zaštitu. Ako radite u ordinaciji ili bolnici, pre uvođenja novog alata posavetujte se sa osobom zaduženom za usklađenost ili zaštitu podataka.
Niste sigurni šta se dešava sa vašim glasom pri ugrađenom diktiranju na iPhoneu? Pročitajte Da li je diktiranje na iPhoneu privatno?
Često postavljana pitanja
Postoji li zvanična lista aplikacija za diktiranje usklađenih sa HIPAA?
Ne. HHS ne sertifikuje niti preporučuje proizvode, pa je oznaka „usklađeno sa HIPAA“ tvrdnja samog dobavljača. Proverite kako aplikacija postupa sa podacima i da li će dobavljač potpisati business associate agreement ako prima podatke o pacijentima.
Da li mi treba business associate agreement za aplikaciju za diktiranje?
Treba ako dobavljač u vaše ime stvara, prima, čuva ili prenosi podatke o pacijentima, na primer tako što transkribuje vaš zvuk na svojim serverima ili čuva vaše beleške u svom oblaku. Ako sve ostaje na vašem uređaju i dobavljač nikada ništa ne dobije, kod njega nema podataka o pacijentima, ali to proverite sa osobom zaduženom za usklađenost.
Da li je ugrađeno diktiranje na iPhoneu usklađeno sa HIPAA?
Nije osmišljeno kao klinički alat. U zavisnosti od jezika i iPhonea, diktat može da se obrađuje na telefonu ili šalje na Appleove servere, a tekst završava u aplikaciji u kojoj kucate. Naš vodič o privatnosti diktiranja na iPhoneu objašnjava koja podešavanja da proverite.
Da li šifrovanje čini aplikaciju usklađenom sa HIPAA?
Samo po sebi ne, ali mnogo znači. Šifrovanje u skladu sa smernicama HHS-a znači da izgubljen ili ukraden uređaj obično nije povreda koju treba prijaviti. I dalje su vam potrebne kontrole pristupa, razumna pravila i, kada dobavljač prima podatke, business associate agreement.
Ovaj vodič sadrži opšte informacije o HIPAA, a ne pravni savet. Poslednja reč pripada pravilima vaše organizacije i osobi zaduženoj za usklađenost.