HIPAA atbilstošas diktēšanas lietotnes: kas jāpārbauda
Ja diktējat piezīmes par pacientiem, vēstules vai sesiju kopsavilkumus, jūsu diktēšanas lietotne strādā ar aizsargātu veselības informāciju. Daudzas lietotnes sevi sauc par „HIPAA atbilstošām“, taču HIPAA nesertificē produktus, un šī etiķete var nozīmēt ļoti dažādas lietas. Lūk, kas patiešām ir svarīgi, izvēloties HIPAA atbilstošu diktēšanas lietotni, un kontrolsaraksts, ko izmantot, pirms nodiktējat kaut vienu piezīmi.
Oficiālas etiķetes „atbilst HIPAA“ nav
ASV Veselības un cilvēkpakalpojumu departaments (HHS) nesertificē un neapstiprina produktus kā HIPAA atbilstošus. HHS arī paziņojis, ka neatzīst privātu organizāciju „sertifikātus“ un ka tie neatbrīvo veselības aprūpes sniedzējus no viņu pašu pienākumiem. Tāpēc, kad piegādātājs saka „atbilst HIPAA“, uztveriet to kā apgalvojumu, kas jāpārbauda, nevis kā garantiju. Atbilstība ir atkarīga no tā, kā rīks apstrādā datus, kādi līgumi ir noslēgti un kā jūs to izmantojat.
Galvenais jautājums: vai piegādātājs kādreiz saņem pacientu datus?
Saskaņā ar HIPAA uzņēmums, kas veselības aprūpes sniedzēja vārdā rada, saņem, uztur vai pārsūta aizsargātu veselības informāciju, ir business associate. Pirms kopīgojat ar to pacientu informāciju, jums vajag business associate agreement (BAA): līgumu, ar kuru piegādātājs apņemas aizsargāt datus.
Tāpēc ir tik svarīgi, kur nonāk jūsu audio:
- Diktēšana mākonī. Jūsu ieraksts tiek augšupielādēts un transkribēts piegādātāja serveros. Piegādātājs saņem pacientu datus, tāpēc jums vajag BAA, un jūs paļaujaties uz tā drošību, glabāšanas noteikumiem un darbiniekiem.
- Šifrēta mākoņkrātuve. Pat ja piegādātājs nevar izlasīt jūsu failus, saskaņā ar HHS vadlīnijām mākoņpakalpojumu sniedzējs, kas glabā šifrētus pacientu datus bez atslēgas, joprojām ir business associate. Jums joprojām vajag BAA.
- Diktēšana ierīcē. Ja ierakstīšana, transkripcija un glabāšana pilnībā notiek jūsu pašu tālrunī un izstrādātājs nekad nesaņem datus, izstrādātājs jūsu vārdā neapstrādā pacientu informāciju. Jūsu pašu HIPAA pienākumi joprojām ir spēkā, sākot ar ierīces aizsardzību.
Šifrēšana: jūsu drošības tīkls, ja tālrunis pazūd
Tālruņi pazūd un tiek nozagti. Saskaņā ar HIPAA noteikumu par paziņošanu par pārkāpumiem aizsargāta veselības informācija, kas šifrēta atbilstoši HHS vadlīnijām, tiek uzskatīta par „aizsargātu“, tāpēc šifrētas ierīces nozaudēšana parasti nav pārkāpums, par kuru jāziņo, ja vien nav kompromitēta arī atšifrēšanas atslēga. Diktēšanas lietotnē meklējiet:
- Ierīcē šifrētus ierakstus un transkripcijas, ideālā gadījumā ar atsevišķu lietotnes bloķēšanu, lai atbloķēts tālrunis tos neatklātu.
- Atslēgu, ko aizsargā tālruņa drošības aparatūra, piemēram, Face ID un iPhone Secure Enclave, nevis citur glabātu paroli.
- Šifrēšanu pārsūtīšanas laikā visam, kas tomēr pamet tālruni, piemēram, eksportam uz jūsu elektronisko veselības karti.
Kontrolsaraksts diktēšanas lietotnes izvēlei
- Kur tiek transkribēts audio? Jūsu ierīcē vai piegādātāja serveros? Pārbaudiet lidmašīnas režīmā.
- Vai piegādātājs parakstīs BAA? Ja kādi pacientu dati nonāk tā serveros, jums tas vajadzīgs, un tas var būt pieejams tikai noteiktos plānos.
- Vai dati tiek šifrēti glabāšanas un pārsūtīšanas laikā? Pajautājiet, kāds standarts tiek izmantots un kam ir atslēgas.
- Vai jūsu datus izmanto MI apmācībai? Meklējiet skaidru „nē“, nevis „var tikt izmantoti anonimizēti dati“.
- Kam ir piekļuve ierakstiem? Darbiniekiem, darbuzņēmējiem, transkribētājiem, MI piegādātājiem?
- Cik ilgi dati tiek glabāti, un vai varat tos pilnībā izdzēst?
- Vai eksportu kontrolējat jūs? Piezīmes nosūtīšanai uz veselības karti vai prakses programmatūru katru reizi jābūt jūsu lēmumam.
Pārējais HIPAA joprojām ir spēkā
Neviena lietotne pati par sevi nenodrošina atbilstību. Atjauniniet tālruņa programmatūru, izmantojiet spēcīgu kodu un Face ID, nedalieties ar ierīci un ievērojiet savas organizācijas noteikumus par mobilajām ierīcēm. Terapeitiem jāatceras arī, ka psihoterapijas piezīmēm saskaņā ar HIPAA ir papildu aizsardzība. Ja strādājat praksē vai slimnīcā, pirms jauna rīka ieviešanas konsultējieties ar atbilstības vai datu aizsardzības atbildīgo.
Nezināt, kas notiek ar jūsu balsi, izmantojot iPhone iebūvēto diktēšanu? Izlasiet Vai iPhone diktēšana ir privāta?
Biežāk uzdotie jautājumi
Vai ir oficiāls HIPAA atbilstošu diktēšanas lietotņu saraksts?
Nē. HHS nesertificē un neapstiprina produktus, tāpēc etiķete „atbilst HIPAA“ ir paša piegādātāja apgalvojums. Pārbaudiet, kā lietotne apstrādā datus un vai piegādātājs parakstīs business associate agreement, ja saņem pacientu informāciju.
Vai diktēšanas lietotnei vajadzīgs business associate agreement?
Vajadzīgs, ja piegādātājs jūsu vārdā rada, saņem, uztur vai pārsūta pacientu informāciju, piemēram, transkribē jūsu audio savos serveros vai glabā jūsu piezīmes savā mākonī. Ja viss paliek jūsu ierīcē un piegādātājs nekad neko nesaņem, piegādātājam nav pacientu datu, taču pārbaudiet to ar atbilstības atbildīgo.
Vai iPhone iebūvētā diktēšana atbilst HIPAA?
Tā nav veidota kā klīnisks rīks. Atkarībā no valodas un iPhone diktāts var tikt apstrādāts tālrunī vai nosūtīts uz Apple serveriem, un teksts nonāk lietotnē, kurā rakstāt. Mūsu ceļvedī par iPhone diktēšanas privātumu paskaidrots, kurus iestatījumus pārbaudīt.
Vai šifrēšana padara lietotni atbilstošu HIPAA?
Pati par sevi ne, bet tā ir ļoti svarīga. Šifrēšana atbilstoši HHS vadlīnijām nozīmē, ka nozaudēta vai nozagta ierīce parasti nav pārkāpums, par kuru jāziņo. Jums joprojām vajag piekļuves kontroli, saprātīgus noteikumus un, ja piegādātājs saņem datus, business associate agreement.
Šajā ceļvedī ir vispārīga informācija par HIPAA, nevis juridisks padoms. Pēdējais vārds pieder jūsu organizācijas noteikumiem un atbilstības atbildīgajam.