Aplikacije za diktiranje usklađene s HIPAA-om: što provjeriti
Ako diktirate bilješke o pacijentima, pisma ili sažetke seansi, vaša aplikacija za diktiranje obrađuje zaštićene zdravstvene podatke. Mnoge se aplikacije predstavljaju kao „usklađene s HIPAA-om”, ali HIPAA ne certificira proizvode, a ta oznaka može značiti vrlo različite stvari. Evo što je doista važno pri odabiru aplikacije za diktiranje usklađene s HIPAA-om, uz kontrolni popis prije nego što izdiktirate ijednu bilješku.
Ne postoji službena oznaka „usklađeno s HIPAA-om”
Američko ministarstvo zdravstva i socijalnih usluga (HHS) ne certificira niti preporučuje proizvode kao usklađene s HIPAA-om. HHS je također izjavio da ne priznaje „certifikate” privatnih organizacija i da oni ne oslobađaju pružatelje zdravstvene skrbi njihovih vlastitih obveza. Kad pružatelj usluge kaže „usklađeno s HIPAA-om”, smatrajte to tvrdnjom koju treba provjeriti, a ne jamstvom. Usklađenost ovisi o tome kako alat postupa s podacima, koji su ugovori sklopljeni i kako ga upotrebljavate.
Ključno pitanje: dobiva li pružatelj usluge ikad podatke o pacijentima?
Prema HIPAA-i tvrtka koja u ime pružatelja zdravstvene skrbi stvara, prima, čuva ili prenosi zaštićene zdravstvene podatke jest business associate. Prije nego što s njom podijelite podatke o pacijentima, trebate business associate agreement (BAA): ugovor u kojem se pružatelj usluge obvezuje štititi podatke.
Zato je toliko važno kamo odlazi vaša snimka:
- Diktiranje u oblaku. Vaša se snimka prenosi i transkribira na poslužiteljima pružatelja usluge. Pružatelj dobiva podatke o pacijentima, pa vam treba BAA i oslanjate se na njegovu sigurnost, pravila o čuvanju i zaposlenike.
- Šifrirana pohrana u oblaku. Čak i kad pružatelj ne može pročitati vaše datoteke, prema smjernicama HHS-a pružatelj usluga u oblaku koji pohranjuje šifrirane podatke o pacijentima bez ključa i dalje je business associate. I dalje vam treba BAA.
- Diktiranje na uređaju. Ako se snimanje, transkripcija i pohrana u cijelosti odvijaju na vašem telefonu, a razvojni programer nikada ne dobiva podatke, on ne obrađuje podatke o pacijentima u vaše ime. Vaše vlastite obveze prema HIPAA-i i dalje vrijede, počevši od zaštite uređaja.
Šifriranje: vaša sigurnosna mreža ako izgubite telefon
Telefoni se gube i kradu. Prema HIPAA-inu pravilu o obavješćivanju o povredama, zaštićeni zdravstveni podaci šifrirani u skladu sa smjernicama HHS-a smatraju se „osiguranima”, pa gubitak šifriranog uređaja obično nije povreda koju treba prijaviti, sve dok nije ugrožen i ključ za dešifriranje. Kod aplikacije za diktiranje tražite:
- Snimke i transkripte šifrirane na uređaju, po mogućnosti uz zasebno zaključavanje aplikacije, kako ih otključan telefon ne bi otkrio.
- Ključ koji štiti sigurnosni hardver telefona, poput Face ID-ja i Secure Enclavea u iPhoneu, umjesto lozinke pohranjene negdje drugdje.
- Šifriranje tijekom prijenosa za sve što ipak napušta telefon, primjerice izvoz u vaš elektronički zdravstveni zapis.
Kontrolni popis za odabir aplikacije za diktiranje
- Gdje se zvuk transkribira? Na vašem uređaju ili na poslužiteljima pružatelja usluge? Isprobajte u zrakoplovnom načinu rada.
- Hoće li pružatelj potpisati BAA? Ako ikakvi podaci o pacijentima stignu na njegove poslužitelje, treba vam, a možda je dostupan samo uz određene pakete.
- Šifriraju li se podaci pri pohrani i tijekom prijenosa? Pitajte koji se standard upotrebljava i tko drži ključeve.
- Upotrebljavaju li se vaši podaci za treniranje umjetne inteligencije? Tražite jasno „ne”, a ne „anonimizirani podaci mogu se upotrijebiti”.
- Tko ima pristup snimkama? Zaposlenici, podizvođači, osobe koje transkribiraju, pružatelji umjetne inteligencije?
- Koliko se dugo podaci čuvaju i možete li ih potpuno izbrisati?
- Imate li kontrolu nad izvozom? Slanje bilješke u zdravstveni zapis ili softver ordinacije svaki put treba biti vaša odluka.
Ostatak HIPAA-e i dalje vrijedi
Nijedna aplikacija sama vas ne čini usklađenima. Redovito ažurirajte softver telefona, upotrebljavajte jaku šifru i Face ID, ne dijelite uređaj i slijedite pravila svoje organizacije o mobilnim uređajima. Terapeuti bi trebali imati na umu i da bilješke iz psihoterapije prema HIPAA-i imaju dodatnu zaštitu. Ako radite u ordinaciji ili bolnici, prije uvođenja novog alata posavjetujte se s osobom zaduženom za usklađenost ili zaštitu podataka.
Niste sigurni što se događa s vašim glasom pri ugrađenom diktiranju na iPhoneu? Pročitajte Je li diktiranje na iPhoneu privatno?
Često postavljana pitanja
Postoji li službeni popis aplikacija za diktiranje usklađenih s HIPAA-om?
Ne. HHS ne certificira niti preporučuje proizvode, pa je oznaka „usklađeno s HIPAA-om” tvrdnja samog pružatelja usluge. Provjerite kako aplikacija postupa s podacima i hoće li pružatelj potpisati business associate agreement ako prima podatke o pacijentima.
Treba li mi business associate agreement za aplikaciju za diktiranje?
Treba ako pružatelj usluge u vaše ime stvara, prima, čuva ili prenosi podatke o pacijentima, primjerice tako da transkribira vaš zvuk na svojim poslužiteljima ili sprema vaše bilješke u svoj oblak. Ako sve ostaje na vašem uređaju i pružatelj nikada ništa ne dobije, kod njega nema podataka o pacijentima, ali to provjerite s osobom zaduženom za usklađenost.
Je li ugrađeno diktiranje na iPhoneu usklađeno s HIPAA-om?
Nije osmišljeno kao klinički alat. Ovisno o jeziku i iPhoneu, diktat se može obrađivati na telefonu ili slati na Appleove poslužitelje, a tekst završava u aplikaciji u kojoj tipkate. Naš vodič o privatnosti diktiranja na iPhoneu objašnjava koje postavke provjeriti.
Čini li šifriranje aplikaciju usklađenom s HIPAA-om?
Samo po sebi ne, ali mnogo znači. Šifriranje u skladu sa smjernicama HHS-a znači da izgubljen ili ukraden uređaj obično nije povreda koju treba prijaviti. I dalje vam trebaju kontrole pristupa, razumna pravila i, kad pružatelj usluge prima podatke, business associate agreement.
Ovaj vodič sadrži opće informacije o HIPAA-i, a ne pravni savjet. Posljednja riječ pripada pravilima vaše organizacije i osobi zaduženoj za usklađenost.